Utilizing Microsoft Teams as

a Modern Method of

Intelligent Communications

Mini-Book Technology Series – Book 5

Authors:

Rand Morimoto, Ph.D.

David Ross, MCITP

Copyright © 2019 Rand Morimoto

All rights reserved.

ISBN-13: 978-1795385428

DEDICATION

I dedicate this book to my children: Noble, Kelly, Chip, and Eduardo, may you always strive to try your best!

-- Rand

I dedicate this book to Annette – thanks for lighting up the room with your smile and enriching the lives of your three Ross men.

-- David

iv

TABLE OF CONTENTS

Mini-Book Technology Series – Book 5 .............................................................. i

DEDICATION ................................................................................................. iii

Table of CONTENTS ...................................................................................... v

Abstract ................................................................................................................ 7

1 What is Microsoft Teams ............................................................................... 9

Microsoft Teams for Enterprise Communications and Collaboration10

Structured vs Unstructured Collaboration ............................................... 14

Two Apps for All User Communications and Collaboration .............. 16

How About Microsoft Yammer ................................................................ 16

Microsoft Teams Now and Into the Future ............................................ 16

Revising and Finetuning the Message ...................................................... 17

Where Teams Stands Today Relative to Skype for Business ................ 17

The Simplicity of Teams ............................................................................. 17

2 Acquiring and Enabling Microsoft Teams ................................................ 19

Acquiring Microsoft Teams – Licensing and Subscriptions ................. 19

Enabling Teams for Users .......................................................................... 20

Accessing Microsoft Teams for the First Time ...................................... 22

Web vs App Usage of Microsoft Teams .................................................. 22

3 BEST PRACTICES IN Setting Up and ORGANIZING Teams AND

CHANNELS..................................................................................................... 25

Understanding Teams vs Channels ........................................................... 25

Creating a Team ........................................................................................... 28

Creating a Team from a Template or PowerShell .................................. 29

Creating a Channel ...................................................................................... 29

Using Chat for Persistent Communications ............................................ 30

4 Utilizing Teams for Content Sharing and Collaboration ........................ 31

Accessing Files within the Teams Interface ............................................ 32

Accessing Files within the Outlook Interface ......................................... 33

Viewing Files in List View vs Tiles View ................................................. 33

Mapping SharePoint Online and Microsoft Teams Folders to File

Explorer Drive Letters ................................................................................ 34

Remapping the Drive Shares after a Reboot ........................................... 38

Editing and Co-Editing Content ............................................................... 40

Content Management and Version Controls .......................................... 41

Sharing Content Internally and Externally .............................................. 41

Enabling Security Protections to Files ..................................................... 41

5 Extending Teams for Web, Video, and Voice Conferencing ................ 43

Joining a Web Conference in Microsoft Teams ..................................... 44

Recording Teams Meetings ........................................................................ 44

Adding New Participants to an Existing Teams Meeting ..................... 45

Muting and Removing Participants........................................................... 46

Creating Meeting Notes for a Meeting ..................................................... 46

Starting an Impromptu Web or Video Conference ............................... 47

Scheduling a Web or Video Conference .................................................. 48

6 Making Teams Your Cloud PBX Phone System ..................................... 51

Porting Existing Phone Numbers to Microsoft Teams ........................ 52

Roaming with Office 365 Cloud PBX ...................................................... 53

Licensing CloudPBX Functionality .......................................................... 53

Rightsizing Phone Licensing and Costs ................................................... 55

Shared Phones in Microsoft Teams .......................................................... 56

Conference Room Phones and Video Systems in Teams ..................... 56

Making a Phone Call from Teams ............................................................ 57

Answering a Phone Call from Teams ....................................................... 58

Voicemail in Microsoft Teams .................................................................. 58

7 Getting Familiar with Teams and Leveraging Every Day Best Practices

............................................................................................................................. 61

Using the @mentions Function of Teams .............................................. 61

Jumping to @mentions Conversations .................................................... 62

Using the / Command in Teams .............................................................. 62

Keyboard Shortcuts in Microsoft Teams ................................................. 63

Adding Tabs to a Team and Channel ....................................................... 65

Using the Wiki Function in Teams to Roll-up Information ................. 66

Sharing Group Calendars ........................................................................... 67

Adding in Microsoft Planner and Stream to Teams .............................. 68

Customized Landing Page .......................................................................... 70

8 Migrating from Slack to Teams .................................................................. 71

Teams vs Slack Functionality ..................................................................... 71

3rd Party Integration and Support ............................................................ 73

Slack User Adoption of Microsoft Teams ............................................... 74

Migrating Slack Content to Teams ............................................................ 74

9 Administering and Managing Teams ......................................................... 77

Accessing the Microsoft Teams Admin Console ................................... 77

Enabling External Communications with Teams Users ....................... 78

Enabling External Access to Teams Content ......................................... 79

Team Settings in the Admin Center ......................................................... 80

Location and Devices in the Admin Center ............................................ 80

Configuring Teams Meeting Settings ....................................................... 81

Generating Usage Reports in Microsoft Teams ..................................... 81

Leveraging Content Classification, Protections, and Performing

eDiscovery Search and Legal Hold on Content in Teams .................... 82

ABOUT THE AUTHORS ............................................................................ 85

vi

ABSTRACT

Microsoft  Teams  is  a  cloud-based  platform  that  Microsoft  created  to combine several standalone modes of communications into what Microsoft calls  Intelligent  Communications.    Teams  combines  in  a  single  interface: persistent  chat,  Web  conferencing,  video  conferencing,  person  to  person voice,  cloud  PBX  telephony,  file  sharing,  content  collaboration,  group calendaring,  and  team-focused  communications.    This  book  covers  the features and functions built-in to Microsoft Teams, and more importantly shares  best  practices  how  organizations  knit  together  the  capabilities  in Teams  that  they  can  then  leverage  to  improve  communications  both internal and external to their enterprise.

7

INTRODUCTION

8

1 WHAT IS MICROSOFT TEAMS

Over  the  years,  content  collaboration  and  enterprise  communications has shifted from old fashion cork boards with bulletins pinned on them, to digital  bulletin  boards,  to  attachments  on  emails,  to  Intranet  sites  and SharePoint  sites,  to  a  variety  of  SaaS-based  group  chat  and  collaboration tools (like Slack, HipChat, and the like).

Microsoft released "Microsoft Teams" as a tool to consolidate, replace, and  update  legacy  uses  of  SharePoint,  Skype,  and  3rd  party  products, however  organizations  frequently  ask  "what  can  we  do  with  Microsoft Teams in our enterprise, and what  are the best practices utilized by other organizations  in  getting  the  most  out  of  their  Microsoft  Teams implementation?”

First  of  all,  Microsoft  Teams  does  a  LOT,  from  file  sharing,  to  Web conferencing, to enabling team collaboration, and most organizations find they “use it all.”  The balance of this chapter and the overall content of this 9

WHAT IS MICROSOFT TEAMS

books helps provide a framework and structure around all that Teams does and the best practices leveraged by organizations to gain user adoption and enable team collaboration and intelligent communications in the enterprise.

Microsoft  Teams  for  Enterprise  Communications  and

Collaboration

With  the  current  feature  sets  that  are  built  in  to  Microsoft  Teams, organizations  are  able  to  consolidate  several  tools  currently  used  in  the organization into just using the Teams platform to provide content sharing and collaboration in a unified environment.  Specifically:

•  Universal Client - Microsoft Teams provides a universal client that is  the  same/identical  across  all  business  platforms  including Microsoft  Windows,  Apple  Mac,  iOS,  Android,  and  Web.    This means participants in Teams can work from any platform and all platforms  independent  of  what  “system”  they  are  working  on  at the time.

•  Teams Landing Page - When users log on to Teams, they see all of the  teams  they  are  members  of,  can  Favorite  key  teams

"channels,"  and  actively  work  on  critical  content.    A  sample landing page for users of Microsoft Teams can be seen in Figure 1-1.

Figure 1-1: Sample Microsoft Teams Landing Page

•  Files Access - Teams consolidates SharePoint document libraries and allows users to access  files either through the Teams app or Web  interface  (as  shown  in  Figure  1-2),  or  for  those  more 10

UTILIZING MICROSOFT TEAMS AS A MODERN METHOD OF INTELLIGENT COMMUNICATIONS

comfortable using Windows Explorer and "drive letters" (like F>, K>,  M>),  users  can  map  drive  letters  to  access  Teams  content.

More details on file access options in Microsoft Teams provided in  Chapter  4,  “Utilizing  Teams  for  Content  Sharing  and Collaboration.”

Figure 1-2: Library of Files in Microsoft Teams

•  Persistent Chat - Teams allows users to post questions, comments, and information into a chat window that is retained in the Teams channel  specific  to  the  conversation  that  can  be  accessed  by others.    Teams  members  can  review  current  and  past conversations  at  any  time  and  see  threaded  conversations  of members of teams and channels as shown in Figure 1-3.

Figure 1-3: Persistent Chat in Microsoft Teams

•  Teams  Calendars  -  Teams  has  group  calendars  where  tasks, deadlines, milestones, and other details are posted for the group.

11

WHAT IS MICROSOFT TEAMS

The group calendars are viewable side-by-side in user's Microsoft Outlook  calendars  so  users  can  see  personal  calendars  as  well  as group calendars from a single view.  A combined calendar view of personal and team calendar events is shown in Figure 1-4.

Figure 1-4: Calendar View of Personal and Team Events

•  Video  Integration  -  Office  365  includes  Video  upload  and playback that allows organizations to retain full control over video content  (ie:  video  captures  of  meetings,  presentations,  trainings, etc) that are controlled like any other Office 365 content including logon  access  and  permissions.    It's  effectively  YouTube  videos, but with enterprise level controls and management.  Videos can be linked in the Conversation View in Teams (as shown in Figure 1-5),  stored  as  viewable  files  in  a  document  library,  or  entire Microsoft  Streams  libraries  can  be  linked  off  a  tab  in  a  team  or channel.    More  details  on this  is  covered  in  Chapter  7,  “Getting Familiar with Teams and Leveraging Every Day Best Practices.”

Figure 1-5: Microsoft Stream Video Streaming within Teams 12

UTILIZING MICROSOFT TEAMS AS A MODERN METHOD OF INTELLIGENT COMMUNICATIONS

•  Integrated  Project  Planning  -  Office  365  enterprise  licenses includes  Microsoft  Planner  (shown  in  Figure  1-6)  which  is  a project planning app similar to many 3rd party project and group planning  apps,  however  Planner  is  built  in  to  Office  365  and directly  integrates  with  group  calendars  in  Teams.  Microsoft Planner helps teams consolidate milestones, due dates, and other project-focused  deadlines  within  a  user's  familiar  email,  calendar, and content communications mechanisms.

Figure 1-6: Microsoft Planner Task and Group Assignment Tool

•  Web/Video/Audio  Conferencing  -  Teams  integrates  common Web Conferencing (as shown in Figure 1-7) along with video and audio  conferencing  just  like  Skype  (and  WebEx,  Zoom, GoToMeeting,  etc)  has  done  for  years,  and  brings  collaboration and communications together into the single Teams interface.

Figure 1-7: Web Conferencing with Microsoft Teams

13

WHAT IS MICROSOFT TEAMS

•  Telephony – One of the more recent integrations into Microsoft Teams  that  Microsoft  has  fully  completed  is  the  integration  of Telephony that includes common phone system features like Auto Attendant,  E9211,  Transfer  to  Groups,  voicemail,  and  the  like.

Microsoft Teams provides the ability for users to sit in Teams and make and receive regular PSTN phone calls right from within the Teams interface as shown in Figure 1-8.

Figure 1-8: PBX Telephony Integrated into Microsoft Teams Structured vs Unstructured Collaboration

One of the first things users who have worked with team collaboration tools in the past like Slack, HipChat, or the like realize is communications and  collaboration  is  more  unstructured  than  what  organizations  have traditionally been used to.  When you look at the historical use of things like Slack,  rarely  is  anyone  telling  anyone  else  how  to  format,  structure,  and manage the private and public channels, or set any rules and protocol in the usage.  Users simply jump in, create a channel, invite users, and start chats and store information.  Users "figure out" how each channel is structured and users participate in the communications adhoc.  This adhoc method of site  creation  means  organizations  have  hundreds  if  not  thousands  of channels or sites spun up, 60-80% of them are no longer used, and while some  content  is  referred  to  weeks/months  later,  most  of  the  sites  and channels are never touched again.

14

UTILIZING MICROSOFT TEAMS AS A MODERN METHOD OF INTELLIGENT COMMUNICATIONS

Whereas organizations that have been utilizing SharePoint sites, Intranet sites,  and  formal  document  management  tools  in  the  past  have  built  very structured templates, and implemented very clear  protocols and processes for  communications..    Each  site  these  organizations  have  created  follow specific  standards  and  are  (theoretically)  used  for  months  and  years  with long histories of content retention.

Organizations  that  jump  in  to  use  Microsoft  Teams  come  in  with completely different perceptions of what they will use Teams for and how Teams will be structured (or not).  This is perfectly normal, and in fact in the  best  run  Microsoft  Teams  environments,  there’s  a  mix  of  BOTH

structured and unstructured content and communications.

Chats by definition are conversations that are adhoc and unstructured, whereas  the  portions  of  Microsoft  Teams  that  leverage  SharePoint  pages and  document  libraries  will  tend  to  have  more  structure  to  them.    That’s actually  been  one  of the  biggest  advantages Microsoft Teams has  had for organization,  in  bringing  together  both  structured  and  unstructured communications  into  a  single  tool  and  blending  the  benefits  of  both  in improving modern intelligent communications within the enterprise.

When  one  looks  at  Microsoft's  roadmap  for  Microsoft  Teams, Microsoft is adding in more self-service features to Teams to support those functions that are less structured at the same time of adding more formal templates  and  workflow  processes  to  Teams  to  support  communications processes that need more structure.

Some think aloud that they will wait until Teams has new functionality added,  however  in  reality,  organizations  are  realizing  that  there  is  a  new world  of  communications  and  collaboration  that  blends  a  bit  of unstructured  to  allow  groups  of  users  to  quickly  self-service  provision collaboration  and  communications  spaces  for  short  bursts  of  project engagements  that  have  a  bit  of  structure  in  them  to  allow  enterprises  to address regulatory compliance and data leakage protection.

With this blend and the anticipated ongoing changes in collaboration and  communications,  new  practices  and  processes  will  frequently  pop  up and  gain  adoption.    Organizations  are  consolidating  the  number  of  tools they own and use, while also working to  improve the overall  security and risk  exposure  the  organization  has  in  managing  its  content.    All  these changes  enable  organizations  to  leverage  a  broad  functional  and  business integrated tool like Microsoft Teams in its current rendition, and finetune business processes as the tool is updated and enhanced by Microsoft over 15

WHAT IS MICROSOFT TEAMS

time.

Two Apps for All User Communications and Collaboration

With all of the functionality built-in to Microsoft Teams along with users already using Microsoft Outlook for emails, calendars, and contacts, these  two  applications  take  care  of  the  intelligent  communications  and collaboration  needs  users  typically  have  in  an  enterprise.    And  with  these apps having full functionality no matter what platform the user is running (Windows, Mac, iOS, Android, or Web), organizations greatly simplify basic and sophisticated collaborative communications throughout the enterprise.

How About Microsoft Yammer

Microsoft continues to support Yammer and has repeatedly confirmed its commitment to keeping Yammer around for a while as many enterprises have  standardized  on  Yammer  to  run  their  internal  and  external communications.    For  organizations  that  have  not  strategically  adopted Yammer  yet,  what  was  unique  about  Yammer  a  decade  ago  isn’t  really unique  for  communications  and  collaboration  tools  anymore.    With Microsoft Teams now effectively doing everything Yammer is best known for (and more), many organizations are simply standardizing on Teams for ALL of their internal and external communications and collaboration needs.

The reason an organization may choose to adopt and embrace Yammer:

•  That key business partners it works with regularly use Yammer -

many organizations regularly communicate with other enterprises that  are  heavily  invested  in  Yammer,  as  such,  communications with that other enterprise may likely dictate the use of Yammer for the organization.

•  Yammer used to be better than Teams because Yammer provided virtually  open  collaboration  and  sharing  of  content  and  ideas, whereas  SharePoint  and  (previously)  Teams  required  you  to  be licensed,  buy  a  software  program,  or  do  something  special  to collaborate externally.  However by mid-2018, Microsoft released a free license offering for Microsoft Teams, now organizations can collaborate  with  anyone  via  Teams  without  being  an  Office  365

customer

Microsoft Teams Now and Into the Future

Microsoft  has  most  certainly  ramped  up  the  development  and  feature release  of  Microsoft  Teams  in  just  a  couple  years,  and  provides  an extremely  robust  tool  that  does  more  than  just  provide  content 16

UTILIZING MICROSOFT TEAMS AS A MODERN METHOD OF INTELLIGENT COMMUNICATIONS

collaboration and chat, but shared calendaring, project planning, telephony, and more.

Organizations that are already using Office 365 for their email should most certainly look to shift the dozens of one-off apps and solutions into a more  consolidated  platform  under  Microsoft  Teams  that  provides  tight integration, extensive security and compliance management, and is included in standard enterprise licensing and support.

Revising and Finetuning the Message

At  Microsoft's  2017  Ignite  Conference,  Microsoft  shocked  the marketplace  by  stating  that  "Skype  for  Business  is  going  away"  and  that Microsoft  Teams  will  replace  Skype.    At  the  time,  Teams  was  still  a  very new  product,  actually  didn't  do  a  fraction  of  what  Skype  did  for organizations in terms of chat and most certainly telephony, so how could Teams replace Skype?

In the months following Ignite 2017, Microsoft backpedaled and said that Skype wasn't going to go away for a while, that organizations would be able  to  continue  to  roll-out  Skype  for  Business  in  the  cloud,  leverage  the telephony  capabilities  of  Skype,  and  run  both  Teams  and  Skype  to  fulfill enterprise communications needs.

Where Teams Stands Today Relative to Skype for Business Roll forward  to today, Microsoft Teams has caught up in features  and functions  to  Skype  for  Business,  and  Microsoft  has  a  better  message  to provide  the  marketplace  regarding  Teams  and  Skype.    Few  things  on  the messaging:

•  Microsoft  Teams  has  matured  significantly  in  feature  capabilities and  now  does  (pretty  much)  everything  that  Skype  has  done  in terms of chat and telephony

•  Microsoft rolled out a Free version of Microsoft Teams that now allows  enterprises  not  licensed  with  Office  365  to  participate  in Teams conversations, meetings, and groups

•  Microsoft's  Teams  Roadmap  has  more  things  "done/included"

than in the "future release" column, that clearly makes it more full featured  for  organizations  to  shift  to  Teams  as  the  primary/sole collaboration and communications platform.

The Simplicity of Teams

Microsoft Teams doesn't need to be complicated nor require a whole lot of user training.  Unlike other tools of the past that have been completely 17

WHAT IS MICROSOFT TEAMS

disconnected  from  other  business  tools  like  email,  calendars,  file  sharing, collaboration,  or  the  like,  Teams  actually  tightly  integrates  within  Office 365's  Outlook  Web  interface  and  any  Office  365  security  that  an organization  has  in  place.    By  tightly  integrating  with  multi-factor authentication,  legal  hold,  eDiscovery,  Microsoft  Information  Protection (MIP) encryption, etc, it makes it a lot easier for users to get up to speed with  Teams  and  for  organizations  to  gain  user  adoption  of  the  Teams platform in the enterprise.

18

2 ACQUIRING AND ENABLING MICROSOFT

TEAMS

Most enterprises with Microsoft Office 365 licenses own the right to use Microsoft Teams, however there are a few steps to enable Teams for users (or selectively disable Teams for some users in the organization) along with setting up the initial structure of Teams for the organization.

Acquiring Microsoft Teams – Licensing and Subscriptions For organizations that already own Microsoft’s Office 365 Business or Enterprise licenses, they already own the license for Microsoft Teams.  The Office 365 subscription plans that include Teams include:

•  Business Essentials

•  Business Premium

•  Enterprise E1, E3, E5

However even organizations that don’t own Office 365, Microsoft has a freemium version that supports up to 300 users with a major subset of the Teams  features  included.    Some  of  the  features  excluded  from  freemium 19

ACQUIRING AND ENABLING MICROSOFT TEAMS

teams include:

•  Meeting scheduling and calendaring (that integrate with Exchange and Outlook Online)

•  Meeting recordings (that is part of Microsoft Streams)

•  Audio  conferencing  (that  is  part  of  the  Web/Video/Audio conferencing)

•  Admin tools for managing users and apps

•  Usage reporting

Effectively the freemium version lacks the integration that comes with the  Office  365  suite,  however  as  a  free  standalone  version,  users  can conduct  chat  conversations,  store  and  share  content,  and  participate  in group versions with users both internal and external to the organization.

For  more  details  on  the  freemium  offering,  see: https://products.office.com/en-us/microsoft-teams/free

Enabling Teams for Users

For a user to use Microsoft Teams, they need to have a license enabled in  the  Office  365  Admin  Console.   For  Office  365  tenants  with Business and  Enterprise  licenses,  Teams  is  enabled  by  default  when  the  user  is created.  For academic and education tenants, Teams is disabled by default and needs to be enabled by the tenant administrator.

To enable or disable access, the tenant administrator can do so from the Office  365  Admin  Console  or  from  a  PowerShell  command  in  the following manner:

From the Office 365 Admin Console:

1)  Go  to  https://portal.office.com  and  logon  with  administrator credentials.

2)  On  the  left  hand  navigation  bar,  scroll  down  to  Users  and  select Active Users.

3)  Select the user (or users) you want to enable (or disable) Microsoft Teams by clicking the checkbox for each user.

4)  Under “Product licenses” click Edit.

5)  Slide the option for Microsoft Teams either On or Off to enable or disable Teams as shown in Figure 2-1.

20

UTILIZING MICROSOFT TEAMS AS A MODERN METHOD OF INTELLIGENT COMMUNICATIONS

Figure 2-1: Enabling Microsoft Teams in the Office 365 Admin Console 6)  Click OK to set the setting.

For administration through PowerShell, do the following: 1)  Open PowerShell as an Administrator.

2)  Type  Install-Module -Name AzureAD

3)  Then type  Connect-AzureAD

4)  Make  sure  you  have  the  “Microsoft  Online  Services  Sign-in Assistant”

installed

https://www.microsoft.com/en-

us/download/details.aspx?id=41950

5)  Enter Install-Module MSOnline

6)  Connect-MsolService

7)  Get-MsolAccountSku

8)  $acctSKU="

9)  $x

=

New-MsolLicenseOptions

-AccountSkuId

$acctSKU  -DisabledPlans  "TEAMS1"  (where  TEAMS1

would be the name of the plan in your tenant)

10)  Set-MsolUserLicense -LicenseOptions $x

For

more

clarifying

details

on

these

sequences,

see

https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/user-access 21

ACQUIRING AND ENABLING MICROSOFT TEAMS

Organization may choose to disable Teams for all users and selectively enable Teams for a small subset of users.  This is commonly done during a pilot  implementation  and  will  help  organizations  manage  the  rollout  of Teams.  However since Teams is enabled by default, typically by the time the  organization  is  thinking  about  a  structured  rollout,  users  are  already using  Teams  in  an  adhoc  manner,  so  the  enabling  or  disabling  of  Teams may or may not be an effective in your organization.

Accessing Microsoft Teams for the First Time

There are two ways to access Microsoft Teams, one is through the Web interface and the other is by installing the Teams client and logging in from the client.

To access Teams from a Web URL, do the following:

1)  Go to https://teams.microsoft.com

2)  Type in your Office 365 logon credentials

To access Teams from the Teams app:

1)  Download the Microsoft Teams app by clicking on “Download App” from https://products.office.com/en-us/microsoft-

teams/group-chat-software

2)  Choose the platform you are using (Windows, Mac, Mobile) 3)  Once the Teams app has been installed, launch the application 4)  Type in your Office 365 logon credentials

Web vs App Usage of Microsoft Teams

Microsoft Teams runs both from a Web browser and from an installed App.  Unlike other client software where users may prefer to only run the application in either Web or App mode, interestingly with Microsoft Teams, many users switch between the two modes in the course of the day.  When the user launches Teams (Web or App), the view looks the same, similar to what is shown in figure 2-2.

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UTILIZING MICROSOFT TEAMS AS A MODERN METHOD OF INTELLIGENT COMMUNICATIONS

Figure 2-2: Common View of Microsoft Teams

The reason many users work from a Web browser is the Web mode provides a more seamless experience for users that have been working with Slack, Google, or other Web-only formats.  Users who are familiar with a Web  experience  find  moving  between  Web-based  Teams  to  Web-based Calendars to Web-based Emails visually and functionally easy to use.

However  some  users  that  prefer  an  "app"  like  working  out  of  the Microsoft Outlook client and the Microsoft Teams app will simply toggle and  switch  between  the  two  apps.    There  hasn't  been  one  single  best practice evolving from usage, it has been one of preference and as noted, even some users using both interfaces interchangeably.

23

ACQUIRING AND ENABLING MICROSOFT TEAMS

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3 BEST PRACTICES IN SETTING UP AND

ORGANIZING TEAMS AND CHANNELS

Once Microsoft Teams is licensed and enabled, the organization is ready to  start  creating  its  first  Team  environment  and  users  can  start  getting familiar with the basic chat functionality of Teams.  This may seem simple to  just  open  up  Teams  and  “let  users  at  it,”  however  it  is  helpful  to  put some  thought  into  how  the  organization  will  organize  and  structure  the Teams environment for the enterprise.

Many organizations find Teams is already in use and need to go back and  retroactively  put  structure  into  the  Teams  environment,  however  it does  not  require  wiping  everything  away  from  scratch  and  starting  anew.

Most organizations take the approach of implementing a “better” organized structure from a certain point forward so that old (unorganized) and new (organized)  structures  are  used  in  parallel.    Within  a  few  weeks  the  new structure will have taken root and within a few months the old structure will be far behind with little or no lasting remnants.

Understanding Teams vs Channels

The first major concept in understanding Microsoft Teams is the idea of a  team  versus  a  channel.    These  are  the  two  major  organizing  factors  in 25

BEST PRACTICES IN SETTING UP AND ORGANIZING TEAMS AND CHANNELS

Microsoft Teams and when created, as shown in Figure 3-1, the team is the larger grouping (ie: X1050 Launch Team) and the channels are the subsets under the team (ie: Design, Digital Assets Web, Go to Market Plan, etc).

Figure 3-1: Sample Teams and Channel Structure

A Team is the top of the hierarchy for a group of users.  This is where you assign user rights and access to the Team.  Many organizations create a team  for  each  department  (ie:  Marketing,  Finance,  Sales,  Engineering), assign rights by the department users to that Team, and everything else is created as channels.

Some  organizations  choose  to  create  Teams  around  projects  or initiatives  so  that  the  structure  is  based  around  teams  such  as  Finance-Quarterly Reporting, Marketing-Q4 Campaign, or Northwest-Sales.

The key factor in choosing the root Team structure is the fact that the subset under Teams (called channels) does not allow you to add or remove users  to  access  the  channel.    So  if  you  create  a  channel  like  HR  Records under the Finance Team, anyone in the Finance Team will have access to the HR Records channel.

This might not matter for an organization as everyone in Finance may also  by  default  typically  have  access  to  HR  Records,  however  there  is currently  no  way  to  hide  or  give  granular  access  to  a  channel  that  is different than the Team.

However  the  granularity  of  security  access,  or  the  ability  to  make 26

UTILIZING MICROSOFT TEAMS AS A MODERN METHOD OF INTELLIGENT COMMUNICATIONS

channels private or public is easily addressed by simply having a mixture of Teams based on departments AND Teams based on topics.  When a series of  topics (“channels”)  all  flow  under  a  common  group  of  users  (“team”), then  a  team  is  created  with  a  number  of  topical  channels  underneath  it.

However when a topic requires a unique set of security controls (ie: limited to just a handful of users), then the topic IS created as a team.

Here  are  some  examples  of  teams  and  channel  structures  for organizations:

Team=Sales

Channels=Customer A, Customer B, Customer C…

In  this  case,  the  Sales  Team  members  are  all  of  the  people  in  the organization  in  Sales  (sales  managers,  sales  representations,  customer service  assistances  to  sales)  and  each  customer’s  information  will  be separated into individual channels.  This provides a simple view for anyone in  sales  to  have  access  to  just  ONE  Team  that  they  can  find  any  and  all customer  accounts.    And  each  customer  account  will  have  separate conversations, files (for quotes, proposals, contacts), and account planning records.

Team=Customer Z

Channel=(none)

In this example, a specific customer (in this example, Customer Z) has their  own  Team.    While  all  other  customers  may  be  channels  under  the Sales team, this one customer is isolated as their own team.  This might be done because this customer has sensitive information that only a handful of sales representations should have access to (not everyone in the Sales team).

Or  simply  the  size  and  scope  of  work  the  organization  does  for  this customer  dictates  a  need  to  raise  the  attention  of  a  dedicated  Team structure for this one customer.  For simplicity reasons, organizations find it easier to put all customers under a common “sales” team, but this is one of those cases where structure can be overwritten with adhoc flexibility, one of  the  nice  things  about  Microsoft  Teams  in  providing  variations  to absolute structure.

Team=Marketing Projects

Channels=Q1  Campaign,  End  of  Year  Campaign,  Digital  Marketing Initiative, etc

In  this  example,  everyone  in  the  marketing  department  will  be  given rights and access to the Marketing Projects team.  Each campaign will have its  own  channel  for  files,  conversations,  and  details  separated  for  each campaign.

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BEST PRACTICES IN SETTING UP AND ORGANIZING TEAMS AND CHANNELS

Team=FY19 Yearend Report

Channel=(none)

In this example, the organization may have a separate team created for just 2-3 individuals that need to discuss the Yearend results that’ll generate the  financial  reporting  information  to  shareholders  and  investors.   In  this case,  the  Team  will  be  limited  to  just  a  handful  of  users,  not  all  users  in finance,  or  all  executives  for  that  matter.    All  team  conversations  are focused to this yearend reporting, so separate channels are unneeded at this time.    All  documents  and  conversations  are  focused  to  this  one  topic isolated to a specific set of users.  In this case, the team is the project and conversation.

As you’ve seen in these examples, when possible, try to create a limited number of Teams  and  use  channels  to  create  subsets within  the Team to minimize  the  number  of  Teams  a  user  is  a  member  of.    However  create individual  Teams  typically  when  user  access  needs  to  be  limited  due  to confidentiality or purely isolated access reasons.

One thing to consider is the portability of teams and channels.  Teams and  channels,  once  created,  cannot  be  “moved”  to  nest  under  different teams  or  channels.    For  an  organization  that  might  have  created  a  team called “Bob’s Sales Accounts” with a list of 10 accounts, if in a subsequent year  Bob  has  a  handful  of  his  accounts  move  to  another  sales representation,  there’s  no  easy  way  to  move  all  of  the  conversations, documentation, and details from Bob’s Team to someone else’s Team.

This is why creating an all-encompassing Sales Team provides easier access to content if teams change between users.  However don’t get too caught  up  on  creating  the  “perfect”  team/channel  structure  as  Microsoft Teams is intended to have flexibility for use by different organizations.

It has also been found that structures in Microsoft Teams change over time with organizations as users work within Teams, so start with a basic framework  based  on  initial thinking  and  best  practices,  and  then  let  users modify and change their usage and Teams structures as they see fit.

Creating a Team

To create a team, within the Microsoft Teams app or Web interface, at the bottom left where all of the Teams are listed, click on “Join or Create a Team” as shown in Figure 3-2.

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UTILIZING MICROSOFT TEAMS AS A MODERN METHOD OF INTELLIGENT COMMUNICATIONS

Figure 3-2: Creating or Joining a Team Interface Setting Click to Create a Team and enter in the Team name, a Description of what  this  team  is  about,  and  choose  to  make  the  team  private,  public,  or Org-wide (private meaning that only a team owner can add other members; public meaning that anyone can join and participate in the Team; or Org-Wide where everyone in the organization will automatically be added to this Team).

Click Next and enter members of the Team and build out initial content for the team.

Creating a Team from a Template or PowerShel

Microsoft  Teams  provides  a  mechanism  where  Teams  can  be  created from  a  Template.    This  is  helpful  for  organizations  that  want  additional structure when Teams are created such as having specific Microsoft and 3rd party components added each time a team is created.

Teams as well as channels and other content can be created through PowerShell  scripts,  providing  another  mechanism  for  automation  in  the creation of Teams and content.  For more details on PowerShell commands available,  see:  https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-powershell-overview

Creating a Channel

Once  a  team  is  created,  team  members  can  create  channels  under  the team.  This is optional as some organizations will find the team IS the sole and  primary  place  for  files  and  conversations  to  occur  for  that  team.

However  if  the  team  will  be  broken  down  into  smaller  subsets  (such  as Customer  A,  Customer  B,  Customer  C  under  the  Sales  Team)  then channels should be created.

To create a channel, click on the ellipse (…) to the right of the team name,  and  choose  “Add  Channel”.    You  will  be  prompted  to  give  the channel  a  name  and  optionally  give  it  a  description.    Within  the  channel, you  can  now  have  conversations  that  remain  within  this  channel,  and upload files and content to the channel library that are files specific to this channel.

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BEST PRACTICES IN SETTING UP AND ORGANIZING TEAMS AND CHANNELS

Using Chat for Persistent Communications

With  a  team  created  (and  potentially  channels  created),  users  can  now carry  on  chat  conversations  in  the  team  or  channel.    These  are conversations  that  are  viewable  by  all  members  of  the  team.    As  an example,  within  the  Marketing  team,  a  conversation  might  be  about  an upcoming  digital  marketing  campaign  that  will  go  live  in  the  next  couple weeks where members of the conversation want to ask questions and check in on the status of the campaign.

The conversations are persistent, so they are treaded and remain in the team or channel for others to view down the line.

A user can “Start a new conversation’ simply by typing in content under the “Conversations” tab in the area shown in Figure 3-3.

Figure 3-3: Starting a New Conversation

What  users  will  find  is  when  they  type  content,  if  they  press  the

key, it will post the conversation, so by default, the content typed is  a  single  paragraph.    However,  by  simply  clicking  on  the  “A”  (with  a paintbrush) icon on the bottom toolbar (shown in Figure 3-4), it brings up a rich text entry form where the user can now type multiple paragraphs, add bold/underlining, change colors, add in bullets, link files or other content, and change general formatting.  This rich text format entry provides a lot more  flexibility  in  information  entry  over  the  simple  few  words  /  single paragraph of the default entry.

Figure  3-4:  Toolbar  to  Choose  to  Type  in  Rich  Text  and  Multiple Paragraphs

Also within the conversations thread, users can add in emoji, stickers, or link content.

When entering in conversations, a user can call attention to other team members  by  doing  @username  (like  @rand  or  @chris)  which  is  called  a

“mention” so that when the user logged into Teams, they can go straight to the conversations where they are specifically mentioned and called out.

30

4 UTILIZING TEAMS FOR CONTENT SHARING

AND COLLABORATION

Once teams and channels are created, the team of users typically find a key component of communications is sharing files and content.  Microsoft Teams provides an extensive mechanism for saving, sharing, co-editing, and managing files of all types.  For those familiar with Microsoft SharePoint, SharePoint libraries, and content sharing in SharePoint and liked it, Teams leverages SharePoint Online for content management and collaboration.

For  those  who  used  to  use  SharePoint  years  ago,  hated  it,  and SharePoint  might  be  a  bad  word  used  around  the  enterprise,  assuming  it was months and maybe even years ago that SharePoint was formerly used, do know that SharePoint these days is a much more streamlined technology and  offering.    First  of  all,  Teams  if  not  based  on  SharePoint  whatsoever, Teams is a completely newly developed cloud-first environment.  The only part  of  SharePoint  brought  forward  to  Teams  is  the  file  and  content components, and now that SharePoint Online is in the cloud, Microsoft has 100%  compatibility  and  support  for  Macs,  mobile,  and  Web  platforms 31

UTILIZING TEAMS FOR CONTENT SHARING AND COLLABORATION

beyond  Windows.    So  it  is  a  completely  different  and  greatly  improved environment.

Accessing Files within the Teams Interface

Within teams and in channels in Microsoft Teams is a tab called “files”

where  users  can  upload  files  for  shared  team  and  channel  user  access.

Uploaded  files  could  be  Word  documents,  PDFs,  audio  or  video  files,  or other content that users want to share and collaborate on with other team members.

Files  can  be  downloaded,  opened,  linked  and  shared  with  others, effectively  making  the  file(s)  available  to  others  both  internal  as  well  as external  to  the  team  dependent  on  security  permissions.    For  external access, more details are covered in Chapter 9 “Managing and Administering Teams” in the section on “Enabling External Access to Teams Content.”

By clicking on the “…” ellipse next to any file, users can open the file or folder in a Microsoft Teams view or in a SharePoint view.

The Teams view displays the file or folder within the standard Teams interface,  whereas  in  the  SharePoint  view,  a  new  browser  page  is  opened providing a view of the content from within a SharePoint Web view.  Most day  to  day  access  to  content  will  be  within  the  Teams  view  as  shown  in Figure 4-1 as the user will open and access content within Teams.

Figure 4-1: View of Files in the Default Microsoft Teams View 32

UTILIZING MICROSOFT TEAMS AS A MODERN METHOD OF INTELLIGENT COMMUNICATIONS

However when sharing a link to content, or for accessing files outside of Teams, then the SharePoint view effectively provides a more generic Web-page view of content that is more universally accessible from any browser.

The Web-page view makes it easier to share links with users who may not have the Teams client installed on their system and/or work outside of the Teams environment.

Accessing Files within the Outlook Interface

Files that have been uploaded to Microsoft Teams can also be accessed within  the  Microsoft  Outlook  interface  in  the  Groups  section  for  each Team.  When navigating to groups and selecting a group or team, there is a

"Files" tab at the top of the page.  Clicking on  any of the files in the file library will allow a user to upload, download, view, and preview files.

What the user will notice is if they are in the Microsoft Outlook client software, by clicking on “files”, a Web page is launched exposing the Teams file  folder.    However  if  the  user  is  using  the  Microsoft  Outlook  Web interface, effectively accessing Outlook from a browser, then when the user clicks  on  Groups  /  Files,  the  files  page  will  just  show  up  in  the  Web browser that the Outlook web view was being access.

This seamless shifting from Outlook (web view) to Files (web view) to other  web  views  is  one  of  the  nice  benefits  of  working  from  a  Web experience  as  opposed  to  working  from  within  “apps.”    Users  who  have worked  heavily  with  Google  Docs,  Google  Drive,  Box.com,  HipChat, Slack, and other web-focused applications find the uniformity of using the Web browser for content access more seamless.

This becomes one of those preference things where some users will gravitate  toward  using  apps  (that  opens  up  multiple  applications  and interfaces  that  users  “toggle”  between)  versus  users  who  use  the  Web interface and navigate within a browser to access various bits of content.

By  using  Microsoft Outlook  /  Groups, or  using Microsoft Outlook Web and Groups, instead of forcing users to toggle over to the Teams app, or switching over to a SharePoint page, or launching yet another 3rd party file  /  collaboration  /  communications  tool,  users  can  simply  STAY  in Outlook  (where  their  emails,  calendars,  and  contacts  are)  and  click  on Groups and have access to Teams/Files.

Viewing Files in List View vs Tiles View

Another variation in user views is the ability to access the file directory 33

UTILIZING TEAMS FOR CONTENT SHARING AND COLLABORATION

to show files as Tiles or in a List.  Users that are more used to a common Microsoft Windows or Mac interface with a list of files may find the List View more familiar to them.  Users that use mobile devices and tablets that have  gotten  used  to  seeing  files  as  icons  may  find  the  Tiles  view  to  their preference.    A  user  can  switch  between  List  and  Tiles  views  by  simply clicking the List/Tiles in the upper right of the page that switches views of the content.  A comparison of the view of the same file folder, but with a different Tile versus List view is shown in Figure 4-2.

Figure 4-2: Tiles and List View of Files in Microsoft Teams Mapping SharePoint Online and Microsoft Teams Folders

to File Explorer Drive Letters

A  common  request  organizations  using  Microsoft  Office  365  have  is being able to MAP their SharePoint Online and Microsoft Team folders to drive letters (F>, G>, K>) like users have used on-premise for years.

With the ability to map drive letters, organizations that are migrating off on-premise  fileservers  and  fileshares  to  Office  365  can  simply  drag/drop 34

UTILIZING MICROSOFT TEAMS AS A MODERN METHOD OF INTELLIGENT COMMUNICATIONS

content  from  on-premise  storage  systems  to  Office  365,  and  (very commonly)  maintain  the  exact  same  directory  structure  as  the  users  are familiar with.  K-Drives remain K-Drives, M-Drives remain M-Drives, P-Drives remain P-Drives, etc.

Organizations that may have tried this process in the past may have had a difficult time getting mapped drives to Office 365 to work.  A while back, the feature just didn't work.  Some time back, Microsoft posted a guide on how  to  bypass  some  of  the  security  features  to  allow  the  functionality  to work,  however  any  organization  serious  about  security  (which  should  be EVERY  organization)  wouldn't  allow  "saved  credentials"  and  will  likely have multi-factor authentication enabled that thwarted the ability to make folder remapping work.  However with recent workarounds that we’ve been able to document, there is a better method that allows for drive mapping to Office  365  file  stores  in  a  secured  manner,  even  when  Office  365

multifactor authentication is enabled.

The step by step process of mapping drive letters to SharePoint Online (SPO) shares is as follows:

1)  Logon to a Windows 7 (or more recent) computer like normal 2)  Launch Microsoft Word 2016 (or more recent)

3)  Do  a  File  /  Open  /  Sites  /  and  click  on  your  organization's SharePoint Online (SPO) site.

If  you  don’t  have  SharePoint  Online  connected  to  Word  yet,  click  on the  “+  Add  a  Place”,  select  SharePoint  Office  365,  logon  to  Office  365

using your Office 365 credentials, and it’ll add your organization's SPO and OneDrive to Word.

If  you  have  SharePoint  Online  connected  to  Word,  or  now  have SharePoint  Online  connected  to  Word,  you  will  now  see  OneDrive  and SharePoint Online connected to Word similar to what is shown in Figure 4-3

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UTILIZING TEAMS FOR CONTENT SHARING AND COLLABORATION

Figure  4-3:  View  of  Microsoft  Word  Connected  to  SharePoint Online and OneDrive

4)  After you click the Sites – (Your Company SharePoint Online site), paste in the URL for the SharePoint library you want to map a drive letter  to  (up  to  the  Shared  Documents\  piece,  cutting  off  the forms\allfiles.aspx

As an example, the full URL to the Documented folder might be: https://companyabc.sharepoint.com/sites/KnowledgeSharingSite/Shar ed%20Documents/Forms/AllItems.aspx as shown in Figure 4-4.

Figure 4-4:  Copying the Web URL of the SharePoint Folder You Want to Map

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UTILIZING MICROSOFT TEAMS AS A MODERN METHOD OF INTELLIGENT COMMUNICATIONS

Cut/Paste the following:

https://companyabc.sharepoint.com/sites/KnowledgeSharingSite/Shar ed%20Documents/ as shown in Figure 4-5

Figure 4-5:  Pasting a portion of the Web URL of the SharePoint Folder You Want to Map

5)  Then click Open (that’ll open the SharePoint Online or Microsoft Teams folder (and complete the authentication piece).  Users could just work from this point by doing a File/Open, File/Save files right from Word (Outlook, Excel, etc) right to the Office 365 folder.

6)  But to Map a Drive Letter, go one extra step.  At the bottom of the dialog box to the left of the Open button, click on Tools and select

“Map Network Drive” and paste in the URL of the file share again as shown in Figure 4-6.

Figure 4-6: Mapping the SharePoint Folder to a Mapped Drive Letter 37

UTILIZING TEAMS FOR CONTENT SHARING AND COLLABORATION

As an example, select Z> for the drive letter, also select “Reconnect at Sign-in”  (although  it  doesn’t  automatically  reconnect  Z>  after  reboot (more on that later)), and click Finish

7)  Now in File Explorer, you will have a Z> mapped, similar to what is shown  in  Figure  4-7  that  looks  like  every  other  fileshare  that  you can drag/drop files, create folders, copy folders, etc…

Figure 4-7:  Mapped Driver Letter in Windows Explorer View Note:  You cannot directly map a drive letter in File Explorer without first  going  through  this  Microsoft  Word  file/open  process  ONCE  and setting up the drive letter, so this is a needed process to get it to work.  The reason you can’t directly Map a drive letter in Windows Explorer without first  going  through  this  Microsoft  Word  process  is  you  haven't authenticated to Office 365 applications yet, so the attempt to map directly from File Explorer errors with a "The folder you entered does not appear to be valid.  Please choose another." and it will not directly map the drive share.

With a SharePoint Online folder mapped to a drive letter, you can now open another File Explorer window of your existing F>, K>, P> drives and drag/drop content from one folder to another!

Remapping the Drive Shares after a Reboot

After mapping a drive letter to a SharePoint Online share, what you will find  is  when  you  reboot  your  system  and  open  File  Explorer,  the  drive letter you mapped cannot be accessed.   The icon shows the drive share is disconnected.

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UTILIZING MICROSOFT TEAMS AS A MODERN METHOD OF INTELLIGENT COMMUNICATIONS

The way to get your drive letter remapped again:

1)  Launch Microsoft Word

2)  Do a File / Open other Documents / Browse as shown in Figure 4-8.

Figure 4-8: Remapping a Drive Letter After Reboot

3)  At the Open dialog box (that defaults to your C>), click on the drive share(s) that you had mapped as shown in Figure 4-9 and it will  automatically  re-authenticate  your  session  in  the  background and immediately reconnect your drive letter(s) again for full access and no extra steps!

Figure 4-9: Automatic Reauthentication for Mapped Drives So  a  one  time  series  of  steps  to  get  the  drive  letter(s)  re-mapped (through  Word)  and  then  thereafter  it  is  a  fully  accessible  File  Explorer 39

UTILIZING TEAMS FOR CONTENT SHARING AND COLLABORATION

share until you reboot your system again.

Editing and Co-Editing Content

With content stored in Microsoft Teams, users can open and edit Office documents  either  in  a  Web  session  (that  Microsoft  calls  their  “Online”

version of  Word  or  Excel) or  the  user  can  launch  the full  application (ie: Word, Excel, PowerPoint) and edit the content within the application.

When editing a file in a Web browser, Microsoft supports browser types on various systems like Internet Explorer, Safari, Firefox, and Chrome on Windows,  Apple  Macs,  and  mobile  phones  and  tablets.    And  from  an application  perspective,  the  files  can  be  downloaded  and  edited  in  Office versions on Windows, Macs, and mobile devices as well.

Co-Editing is when more than 1 person is editing the same document at the same time.  Office 365 provides the ability of co-editing so that multiple users can be modifying and editing the same document at the same time.

Simultaneous editing accelerates the time it takes for content to be reviewed and  modified.    Instead  of  writing  and  editing  content,  then  saving  it  and sending  it  to  someone  else  to  review  and  edit,  and  sequentially  sending content  back  and  forth,  co-editing  provides  simultaneous  content  access and modification.

When  multiple  users  are  co-editing  a  document,  the  changes  of  all individuals are saved, and users can see edits being made by other users by seeing  the  user’s  name  show  up  on  the  document  to  denote  where  in  a document  the  user  is  accessing  and  editing  similar  to  what  is  shown  in Figure  4-10.    Content  is  automatically  saved  so  that  content  edit  tracking and identify modifications to documents.

Figure 4-10: Simultaneously Editing Documents in Office 365

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UTILIZING MICROSOFT TEAMS AS A MODERN METHOD OF INTELLIGENT COMMUNICATIONS

Content Management and Version Controls

As users are sharing and co-editing content, Office 365 provides version controls so that users can view changed content of each and all users, and with  appropriate  security  permissions  can  accept  all  edits  and  changes, eliminate any and all changes made by others, or simply view the edits and choose to modify the edits that were made by others.

Version  history  provides  users  the  ability  to  pick  the  most  current version  of the  document  to  modify  and  edit, or review  older revisions  of the document to compare historical edits as well as accept or decline edits made of other users.  Version history appears in Office 365 similar to what is shown in Figure 4-11.

Figure 4-11:  Version History View in Office 365

The version control settings as well as changes that are tracked and displayed provides users the ability to manage modifications to content.

Sharing Content Internally and Externally

Because  Microsoft  Teams  has  the  ability  for  administrators  to  enable access  by  non-employees  (ie:  external  users),  content  can  be  shared  both with internal employees and team members as well as with people outside of the organization.

For  external  access,  more  details  are  covered  in  Chapter  9  “Managing and Administering Teams” in the section on “Enabling External Access to Teams Content.”

Enabling Security Protections to Files

Microsoft Teams and content stored in SharePoint Online folders have standard  permission  settings  that  can  be  set  for  users  to  have  full  access, read only access, or no access as normal content permission settings.

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UTILIZING TEAMS FOR CONTENT SHARING AND COLLABORATION

For organizations that want to provide more sophisticated data leakage protection with more than 15 detailed permission settings (like print / no print,  copy-paste  /  no  copy-paste,  expiration  dates  on  files,  and  the  like), organizations  can  get  a  content  security  license  that  provides  what Microsoft calls “Microsoft Information Protection,” or MIP.

More  details  on  data  leakage,  information  protection,  and  content retention  is  covered  in  a  book  titled  “Handling  Electronically  Stored Information  in  the  Era  of  the  Cloud”  that  you  can  freely  download  at

http://www.cco.com/our-publications.htm

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5 EXTENDING TEAMS FOR WEB, VIDEO, AND

VOICE CONFERENCING

Microsoft Teams replaces Microsoft’s Skype for Business functionality for  Web,  Video,  and  Audio  conferencing.    While  Microsoft  has  made statements that they will continue to support Skype on-premise and existing Skype Online environments, Microsoft is no longer onboarding new Skype for  Business  Online  environments  for  small  enterprises  with  fewer  than 500-users,  and  the  writing  is  on  the  wall  that  Microsoft  Teams  is Microsoft’s platform for future Web and online communications.

For early adopters of Microsoft Teams who found limitations in what Teams  could  do  in  terms  of  Web  sharing,  telephony,  and  the  like,  after several rolling updates, Microsoft has quickly brought Microsoft Teams up to parity with the capabilities organizations relied on for Skype for Business Online.

With Microsoft Teams being Microsoft’s platform for Web, Video, and Audio conferencing, this chapter covers the functionality available in Teams for conferencing functionality.

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EXTENDING TEAMS FOR WEB, VIDEO, AND VOICE CONFERENCING

Joining a Web Conference in Microsoft Teams

To join a scheduled Web Conference in Microsoft Teams, a user simply clicks the “Join Microsoft Teams Meeting” as shown in Figure 5-1 in the meeting/calendar invite just like joining a Skype, WebEx, Zoom, or other web meeting solutions of the past.

Figure 5-1: Joining a Meeting from a Calendar Invite

If the Microsoft Teams app (Windows, Mac, iOS, Android) is installed on the system, the Web meeting will launch within the Teams app.  If the Microsoft Teams app is not installed on the system, the user can launch the Web meeting from within a browser.  Functionality wise, it works the same regardless  of  running  a  meeting  using  the  Teams  app  or  from  a  Web browser.

Once in a Web meeting, the attendee has the ability to mute or unmute their microphone by clicking on the microphone icon, upload content that will be shared with others, turn on or off a camera to participate in the Web meeting as a video participant, record the meeting, or hang-up as options on the control toolbar shown in Figure 5-2.

Figure 5-2: Microsoft Teams Control Toolbar

Recording Teams Meetings

One of the options in the Teams meeting control bar is to record the Teams meeting which is helpful so that if someone is not able to  join the meeting,  they  can  watch  a  video  of  the  session  that  includes  the  audio 44

UTILIZING MICROSOFT TEAMS AS A MODERN METHOD OF INTELLIGENT COMMUNICATIONS

conversations as well as see any materials presented during the meeting.

To record a meeting, once the meeting has started, the user can click the

“…”  ellipse  on  the  control  bar  and  select  “Start  Recording”  as  shown  in Figure 5-3.

Figure 5.3: Starting a Recording in Teams

When the session is over, the user can click on “Stop Recording” that will stop the recording and process the recording and automatically upload the content in Microsoft Streams.  A link to the video of the session will automatically be posted within the “Conversations” thread of Teams similar to  what  is  shown  in  Figure  5-4.    Users  of  the  team  can  click  on  the recording and watch the content.  Teams does a voice to text transcription of  the  meeting,  so  within  a  few  minutes  users  will  not  only  have  an opportunity to watch/listen to the meeting, but can search words from the meeting and jump straight to the part of the meeting where specific words were mentioned.  This helps participants navigate through a long meeting to find key words like “401k” or “benefits” or “Project X” or the like.

Figure 5.4: Link to Recorded Meeting Posted in Conversations Adding New Participants to an Existing Teams Meeting

At any time during a team meeting, others can be added to the session.

If the participant is a member of the team or channel, when the user clicks on the upper right people looking icon (the Participants Panel), it will open up a list of members of the team/channel that can be added.

If you want to add someone external to the team, when you are in the Participants  Panel  list  from  the  upper  right,  you  can  further  click  on  the 45

EXTENDING TEAMS FOR WEB, VIDEO, AND VOICE CONFERENCING

chain links looking icon that’ll “copy join info” and you can then email that information  to  someone  who  is  not  a  member  of  the  team  or  channel.

That  person  can  follow  the  “Join  Microsoft  Teams  meeting”.    Upon clicking to join the meeting, the user will get a notice that “someone in the meeting should let you in soon…”.

Participants  in  the  Team  meeting  will  get  a  notification  in  the  team meeting  that  someone  is  “Waiting  in  the  lobby”  as  shown  in  Figure  5-5.

They  can  press  X  to  deny  the  person  access,  or  they  can  click  the checkmark to allow the person into the meeting.

Figure 5-5: Person Waiting in the Meeting Lobby

Muting and Removing Participants

Within  the  Microsoft  Teams  meeting  interface,  participants  can  mute and  remove  other  participants  by  opening  up  the  Participants  Panel, clicking on the participants name, and click the “…” ellipse.  You will have the option to “mute participant” or “remove participant”.

Creating Meeting Notes for a Meeting

Teams also has a “Meeting Notes” function that is helpful for notes to 46

UTILIZING MICROSOFT TEAMS AS A MODERN METHOD OF INTELLIGENT COMMUNICATIONS

be  created,  action  items  noted,  key  points  or  meeting  minutes  created during  the  meeting.   To  create  meeting  notes  while  in  the  meeting  in  the upper  right  of  the  Teams  meeting  will  be  a  paper  looking  icon  that  is Meeting  Notes.    Click  on  the  Meeting  Notes  icon  and  click  on  “Take Notes”.

The  meeting  notes  interface  provides  the  ability  to  take  notes,  create sections to highlight other information (like action items), insert in pictures and  links,  highlight  text,  create  bulleted  lists,  and  utilize  rich  text  for formatting similar to what is shown in Figure 5-6.

Figure 5-6: Taking Notes in Microsoft Teams

The meeting notes are automatically posted in the Conversation thread for the team/channel, thus making the notes available to all participates Starting an Impromptu Web or Video Conference

Microsoft  Teams  has  the  ability  of users starting  a  Web/Video/Audio meeting  at  any  time  using  a  “meet  now”  feature.    From  within  the Microsoft  Teams  “conversation,”  click  on  the  camera  looking  icon  at  the 47

EXTENDING TEAMS FOR WEB, VIDEO, AND VOICE CONFERENCING

bottom of the Conversation page, similar to what is shown in Figure 5-7, that will launch a Meet Now Web session.

Figure 5-7: Choosing to “Meet Now” to Start an Impromptu Meeting Within the meeting, users can add others, share and present content, turn on cameras and make it a video session, record the session, etc just like any other Teams Web meeting.

Scheduling a Web or Video Conference

As with all conferencing platforms, the ability to schedule a meeting and invite  participants  in  advance  is  an  important  function,  and  of  course Microsoft Teams provides a way to schedule meetings.  For users that have installed the Microsoft Teams app on their system (Windows or Mac), when the user is in Microsoft Outlook and scheduling a meeting, there will be a

“New Teams Meeting” button on the ribbon at the top of Outlook, similar to what is shown in Figure 5-8, that the user can select to start creating a Web meeting.

Figure 5-8: New Teams Meeting Button in the Outlook Ribbon Alternately, if the user has already starting creating a meeting, there will be a “Teams Meeting” button at the top ribbon to add in meeting “join”

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UTILIZING MICROSOFT TEAMS AS A MODERN METHOD OF INTELLIGENT COMMUNICATIONS

information.

Note: Some users comment that the “New Teams Meeting” button does not consistently show up on their ribbon.  This is commonly caused by the order  in  which  the  Outlook  and  the  Teams  clients  are  launched  on  the system.    If  the  Microsoft  Teams  app  is  launched  first  and  THEN  the Outlook  app  is  launched,  then  the  “New  Teams  Meeting”  button  always appears on the ribbon.  However if the Outlook app is launched first, and THEN the Teams app, the user might not see the “New Teams Meeting”

button show up in the ribbon.

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EXTENDING TEAMS FOR WEB, VIDEO, AND VOICE CONFERENCING

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6 MAKING TEAMS YOUR CLOUD PBX PHONE

SYSTEM

Beyond  just  Web,  Video,  and  Audio  Conferencing,  Microsoft  Teams can  also  be  an  organization’s  phone  system.    Just  a  few  years  ago,  many organizations would have never considered moving their phone system to an outside service because of how business critical “phones” were to day to day commerce.  However roll forward a few years and phone systems have given  way  to  email  and  other  digital  methods  of  communications  that phones  are  no  longer  the  sole  or  even  the  primary  method  of communications.

Given that organizations have moved their email systems to Microsoft Office 365 for cloud-based email communications and have found Office 365  email  to  be  reliable  and  secure,  the  follow-on  shift  by  these organizations  has  been  to  move  their  phone  systems  to  the  Office  365

cloud as well.

Microsoft Team’s Cloud PBX provide all of the normal business phone functionality  such  as  auto-attendant,  call  routing,  dial  by  name,  voicemail, etc that organizations are used to.  The feature and function parity is what has made organizations adopt the cloud being that they can “do the same thing in the cloud” as they’ve been doing on-prem for years.

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MAKING TEAMS YOUR CLOUD PBX PHONE SYSTEM

Porting Existing Phone Numbers to Microsoft Teams

One of the first questions users have about using Microsoft Teams for their phone system is whether the users and the company can continue to use  the  same  phone  numbers  they  have  used  for  years.    In  the  case  for organizations in the United States, phone number portability between fixed and  mobile  phones  is  something  organizations  and  users  are  assured  of since  1996  (and  updated  in  2003)  mandated  by  the  Federal Communications Commission (FCC). It is commonplace for organizations to  port  over  all  of  their  business  and  user  phone  numbers  from  their existing phone carrier to Microsoft Teams in the United States.

Canada  and  South  Africa  also  provide  assurances  to  businesses  and consumers to port their phone numbers between carriers.  This portability of  phone  numbers  assures  businesses  and  users  that  the  phone  numbers they have had for years can be ported to the Office 365 cloud.

For organizations in other countries, porting of phone numbers can typically be done between mobile carrier providers, but not always assured for  fixed  land  lines,  however  this  is  taken  up  country  by  country.    It  is becoming  more  common  for  phone  carriers  around  the  world  to  allow organizations the assurances of phone number portability.

However in cases where phone numbers are not assured portability, this has  rarely  been  a  showstopper  in  preventing  organizations  from  shifting their phone systems from on-premise to Microsoft Teams.  This is helped heavily  by  the  fact  that  very  few  organizations  depend  on  their  phone systems  as  their  primary  method  of  communications,  and  for  any organization  that  has  been  around  for  a  long  time,  they  have  likely undergone phone number changes in the past.

When businesses move across town or have area codes in their locations updated,  the  organization  has  historically  just  announced  phone  number changes,  and  leave  an  automated  call  notice  that  the  older  numbers  have changed.

Back  when  phones  were  the  number  one  and  sole  method  of communications, a phone number change was something that required a lot of  advance  communications,  however  in  this  day  and  age  when organizations have Websites, email, and other mediums that customers can contact them, phone number changes have less of a business impact than before.

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UTILIZING MICROSOFT TEAMS AS A MODERN METHOD OF INTELLIGENT COMMUNICATIONS

And  of  course,  for  organizations  where  phone  number  porting  is assured by law, the transition between carriers can be done with seamless cutover.

Roaming with Office 365 Cloud PBX

What  organizations  find  once  they  switchover  to  Office  365  for  their phone system is the ease in which the organization can move their offices (without switching phone numbers) and how easy it is for employees to get phone calls from remote offices, home offices, or right off their laptops or mobile devices.

Since Office 365 telephony simply requires an App installed on a system (Windows or Mac computer, Tablet, or mobile phone), as long as the app is running, the user’s “phone” is available to receive incoming calls or for the user to make outgoing calls.

For the field representative or executive who is always on the go, having their  “phone”  follow  them  just  like  receiving  emails  from  anywhere provides a method of better connectivity and communications.

For organizations using Office 365 for their phone system, when the organization needs to move its office to a different location, as long as the new  facility  has  Internet  connectivity,  ALL  phones,  conference  room phones,  receptionist  phones,  and  employee  phone  numbers  remain  the same in the new location.

For organization that expand into new office buildings, for organization that acquire other businesses and fold those organizations into the parent company, NO phone calls need to be made to the “phone company” to add phone lines, phone circuits, rewire connections, or add phone services.  The I.T. team simply adds an Office 365 license to the user, assigns the user a phone number from the organization’s pool of phone numbers, and a new user is added to the phone system of the organization in seconds.

Licensing CloudPBX Functionality

Licensing  Cloud  telephony  is  frequently  confusing  for  organizations because there are a couple different licenses that “sound” like all that the organization needs to get.  However once you understand the components, it’s not that difficult.

The base license all users of Office 365 need to get is a Microsoft Office 365 license.  This comes in the form of an Office 365 Business, Business 53

MAKING TEAMS YOUR CLOUD PBX PHONE SYSTEM

Premium, Enterprise E3, Enterprise E5, or the like.  This license provides the  user  access  to  Office  365  email,  files,  Web  conferencing,  security components, etc based on the license purchased.

The thing that is more challenging is that those users who will get a

“phone”  in  the  cloud  ALSO  need  to  have  a  “PSTN  license”  as  well  as  a Dial Plan to be able to make outbound calls.

•  The  PSTN  license  allows  users  to  do  person  to  person  (app  to app) calling and host web conferences.  While Office 365 licenses that  include  Microsoft  Teams  licenses  for  users  to  host  Web conferences  along  with  allowing  video  and  audio  conversations during  the  Web  conference,  technically  for  users  to  simply  do voice to voice “calls” outside of a Web conference, the user needs a  PSTN  license.    These  PSTN  licenses  come  in  the  Office  365

Enterprise E5 licenses or can be purchased separately just for the users that need to do person to person (app to app) calls.

•  BUT for users that need to ALSO dial beyond person to person (app to app) such as to make an 800# phone call, call someone’s mobile  phone,  or  call  a  business  or  user  that  doesn’t  have Microsoft  Teams,  those  users  need  to  have  a  “DialPlan”.    The DialPlan  are  like  the  “minutes”  users  buy/get  when  they  buy  a mobile  phone  plan.    The  DialPlan  might  include  3000  free minutes or “unlimited calling” but  effectively a Microsoft Teams user needs a DialPlan to make traditional phone calls.

•  The DialPlan in Office 365 runs around US$12/user/month for effectively 3000 domestic “minutes” of outbound calls

•  The  International  DialPlan  runs  US$24/user/month  for  3000

domestic minutes PLUS 200 international minutes

Note: Actual cost and the # of minutes varies, make sure to validate the actual cost and offering based on current licensing services from Microsoft.

Beyond the individual minutes assigned to each user, organizations can commonly buy “pooled minutes” from Microsoft so that users that exceed their  allotted  domestic  or  international  minutes  during  a  month  can overflow to using prepaid minutes from the company.

Do note, every country has a different DialPlan offering, check Microsoft’s documentation at https://docs.microsoft.com/en-

us/microsoftteams/country-and-region-availability-for-audio-conferencing-

and-calling-plans/country-and-region-availability-for-audio-conferencing-

and-calling-plans for details.

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UTILIZING MICROSOFT TEAMS AS A MODERN METHOD OF INTELLIGENT COMMUNICATIONS

Rightsizing Phone Licensing and Costs

When organizations price out the cost of migrating from an on-premise phone  environment  to  a  cloud-based  environment,  they  make  the assumption that EVERY employee in the organization still needs a phone.

When that is done, the cost of cloud phones might seem costly.

However in this day and age, since phones are not a primary method of communications,  many  roles  in  the  organization  have  NO  need  for  a phone.    As  an  example,  a  manufacturing  organization  with  70%  of  the employees  working  on  factory  floors  likely  have  never  received  a  direct phone call into the organization in the past year, two years, or ever for that matter.

Retail  sales  clerks  may  answer  incoming  phone  calls  to  a  store,  but highly unlikely each sales clerk needs their own phone and personal phone number for incoming and outgoing phone calls.

Even I.T. personnel may find that while they get phone calls and make phone calls (to vendors, to business partners, etc) that they rarely make the phone call from an office or desk.  These days, users commonly make calls from their mobile phone, or incoming calls go to the I.T. person’s mobile phone.  Thus the need for a desk phone for inbound and outbound calls may not be necessary.

The best way for organizations to rightsize the number of actual Cloud PBX  phones  and  dial  plans  needed  is  typically  done  by  breaking  the organization into three separate groups:

1.  Employees that Must Have a Phone:  This would be those users in the  organization  typically  belonging  to  the  accounting  and  finance departments,  executives,  and  direct  sales  associates.    These  are individuals that specifically need a phone number for people to call them on, and actively receive phone calls on a regular basis.

2.  Employees that Have No Need for a Phone:  These are individuals in  roles  where  the  user  never  receives  a  direct  phone  call,  such  as factory workers, farm workers, retail sales associates, or the like.

3.  Employees  that  May  or May  Not  Need  a  Phone:    The  balance  of employees  might  fit  in  a  third  group  that  may  straddle  possibly needing  a  phone  or  not  needing  a  phone.    The  organization  can assess  usage  and  choose  to  assign  or  not  assign  phones  and  dial plans to these users.

One of the easiest ways to determine who fits into what category is to dump the call logs off the existing phone system for the past 3 months and 55

MAKING TEAMS YOUR CLOUD PBX PHONE SYSTEM

run a report that notes who has made and received phone calls in the past 3

months that have lasted more than 30-seconds.  The 30-second marker for the length of the call attempts to weed out “junk calls” that are answered and quickly hung up as opposed to “real” phone calls where someone will be on the call talking to someone for a length of time.

Do note, when tracking calls, make sure to monitor only external source and  destination  calls.   Internal  office to office  and  employee  to  employee calls are handled without the need for a dial plan, so employees within the organization  can  make  phone  calls  to  one  other  without  the  Cloud  PBX

license.

Also, a best practice is for those employees that fit in the middle that may or may not need a phone, best thing to do is NOT issue the individual a  phone,  see  how  long  they  go  without  requiring  a  phone  to  conduct business, and if they don’t actively make or receive phone calls, the user can continue without a Cloud PBX license and dial plan.

Shared Phones in Microsoft Teams

For organizations that have groups of employees that may need to make outbound phone calls such as for emergency purposes on a factory floor, or even readily available phones in a break room for employees to make phone calls,  the  organization  can  implement  shared  phones  throughout  work spaces.  A handful of shared phones is much cheaper than buying dozens or hundreds of licenses for users that never actively use the phones or have a need for direct phone numbers.

The  shared  phones  will  be  available  for  users  to  dial-out  and  make phone  calls.    The  shared  phones  may  also  be  incoming  lines  for  a  retail store or facility where the call is destined to “someone” in the organization that can answer the call and answer questions, or put someone on hold and find the person that the call is for, or take a message for the individual.

Conference Room Phones and Video Systems in Teams

Microsoft Teams has the ability to connect speakerphones to the Teams environment  so  that  a  shared  phone  can  be  placed  in  the  middle  of  a conference table and shared by others.  Additionally, there are video phones that  can  be  added  to  a  conference  room  as  well  as  full  room  size  video conferencing  systems  that  can  be  placed  in  a  room for  conference  calling and information sharing.

Microsoft Teams can also connect to full room conferencing systems 56

UTILIZING MICROSOFT TEAMS AS A MODERN METHOD OF INTELLIGENT COMMUNICATIONS

leveraging technologies like Microsoft’s own Surface Hub device, similar to the  one  shown  in  Figure  6-1,  that  is  a  video  conferencing  and  writable shared whiteboard solution as well through any of a number of third party provides like Polycom, Logitech, Crestron, or the like.

Figure 6-1: Microsoft Surface Hub Room Conferencing System Additionally,  Microsoft  provides  H.323  interoperability  between Microsoft  Teams  conferences  with  other  H.323  provides  like  Polycom, BlueJeans, and Pexip among others for system to system communications.

Making a Phone Call from Teams

Once a Cloud PBX license has been assigned to a user and the user has a dial plan associated to their account, when the user is in Microsoft Teams, a new icon appears on the left side of their Microsoft Teams interface that looks like a phone handset called “Calls”.  Clicking on the Calls button will open up a familiar dialpad page like the one shown in Figure 6-2 where the user can enter in the phone number and press the phone handset looking icon at the bottom middle of the dialpad to make the phone call.

Figure 6-2: Microsoft Team DialPad

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MAKING TEAMS YOUR CLOUD PBX PHONE SYSTEM

When a phone call is established, the user can transfer the call or add other  participants  to  the  call  by  clicking  on  the  “people+”  icon,  like  the icon shown in Figure 6-3, in the upper right of the screen to add someone to the call.

Figure 6-3: People Icon to Call or Add Participants to a Conversation Answering a Phone Call from Teams

Incoming calls will ring into the user’s app and present a visual, audio, or both notifications to let the person know a call is coming in.  The user can select to answer the call or can choose to not answer the call or have the call transferred to voicemail.  This experience sometimes looks a little different between the Windows, Mac, iPhone, and Android apps, however the  functionality  is  similar  and  the  user  will  receive  a  call  and  have  call controls to transfer or add additional participants to the call if desired.

Voicemail in Microsoft Teams

Part of Microsoft Teams is voicemail.  When a call is received and the individual does not answer the phone, the caller has the option to leave a voicemail message.  The message shows up in the Voicemail section in the Microsoft Teams  client similar  to  what  is shown  in  Figure  6-4.   The  user will be able to click on the voicemail and listen to their messages.

Figure 6-4: Voicemail Section in Microsoft Teams

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UTILIZING MICROSOFT TEAMS AS A MODERN METHOD OF INTELLIGENT COMMUNICATIONS

Voicemails in Office 365 are stored in the cloud and can be listened to at any time.  There are additional options when the user clicks on the “…”

ellipse to the right of the voicemail message where the user can choose to:

•  Mark the voicemail as unread

•  Delete the voicemail

•  Call the person back

•  Add the person’s phone number to speed dial

•  Add the person to contacts

•  Or Block the person

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MAKING TEAMS YOUR CLOUD PBX PHONE SYSTEM

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7 GETTING FAMILIAR WITH TEAMS AND

LEVERAGING EVERY DAY BEST PRACTICES

There  are  a  number  of  features  and  functions  built  in  to  Microsoft Teams that this chapter will highlight both from an awareness perspective, but also to share best practices how the functionality is leveraged every day by active Microsoft Team users.

Using the @mentions Function of Teams

One of the functions in Microsoft Teams is the ability to put an @ in front  of  a  user’s  name  in  a  conversation  so  that  when  the  user  enters Teams,  they  get  an  Activity  notice  that’ll  help  them  go  straight  to  the conversations that call them out directly.  As part of the day to day usage of Teams conversations, a user that steps away from Teams for a day due to a bunch of meetings, or is out for a couple days and is just getting back to work,  trying  to  go  through  hours  or  days  of  conversations  can  be overwhelming.

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GETTING FAMILIAR WITH TEAMS AND LEVERAGING EVERY DAY BEST PRACTICES

However with @mentions prompts, the user heads straight to pertinent conversations they’ve been called out from.  An example of this function:

@Rand,  can  you  please  comment  on  this  topic  about  best  practices  for  leaving messages to other team members?

Or possibly:

I know @Rand and @Chris are out of town this week, but when they get back, let’s hear what they have to say

Jumping to @mentions Conversations

For the user who wants to jump straight to all of their @mentions, in the Team client, in the top “Search or type a command” box, the user can type in /mentions as shown in Figure 7-1.

Figure 7-1: Jumping to @mentions in Microsoft Teams

Alternately, the user can click on the “Activity” navigation item in the left side of the Teams client where the Activity option highlights mentions, replies, and other notifications for the user to key their attention to.

Using the / Command in Teams

The  /mentions  referenced  in  the  previous  section  is  one  of  many different  /  (slash)  commands  available  in  Microsoft Teams.    Some  of  the other slash commands include:

•  /activity:  This allows a user to find the activity of another person in  the  organization  or  on  their  team,  using  it  such  as     /activity Andrew will show Andrew’s recent activity in Teams.

•  /available, /away, /brb, /busy, /dnd are all options to set a user’s status  or  availability.    Obviously  /available  will  set  the  user  as available whereas /away notes the person has stepped away from their  desk.    The  /brb  (be  right  back)  or  /dnd  (do  not  disturb) provide an timing awareness of whether the person is available for a chat in Teams.

•  /call, /chat will quickly call or start a chat with someone else in the organization or on your team.  This is used like  /call Rich will start a call to Rich in the organization

•  /files  provides  a  list  of  the  most  recent  files  that  the  user  has access, which is helpful if the user recently opened a file and wants 62

UTILIZING MICROSOFT TEAMS AS A MODERN METHOD OF INTELLIGENT COMMUNICATIONS

to  go  back  and  open  up  the  same  file  and  eliminates  the  user’s need  to  go  search  for  the  file  through  a  series  of  teams  and channels.

•  /goto sends a user to a specific team or channel that the person names, such as  /goto All Staff channel.

•  /join quickly enables a user to join a team

•  /org pulls up the organization’s org chart

•  /saved, /unread prompts the user for any saved items or activities that have been unread, helping the user find things more quickly

•  /whatsnew  provides  a  user  a  quick  view  of  new  things  in Microsoft  Teams.    Since  Teams  comes  out  with  new  features every few weeks, this is helpful to glance at every now and then to see if there’s something new that might be of interest

•  /help  provides  information  about  Help  topics  for  Microsoft Teams

•  /keys provides a list of keyboard shortcuts, that will be covered in more detail in the next section.

Keyboard Shortcuts in Microsoft Teams

As  much  as  Microsoft  Teams  has  slash  commands  that  help  a  user quickly  navigate  around  and  perform  quick  tasks  like  looking  up  files, starting chats and calls, or looking for @mentions, Teams also has a series of  keyboard  shortcuts  for  those  good  with  using  Ctrl-key  (Windows)  or Command-key (Apple Mac) shortcuts.

The common (general) Windows-based keyboard shortcuts include:

•  Ctrl .  (ctrl-period):  Shows keyboard shortcuts

•  Ctrl / (ctrl-slash):  Shows commands

•  Ctrl N:  Starts a new chat

•  F1:  Opens help

•  Ctrl = (ctrl-equal sign):  Zooms in

•  Ctrl – (ctrl-minus sign):  Zoom out

•  Ctrl 0  (ctrl-zero):  Resets Zoom level

•  Ctrl E:  Go to search

•  Ctrl G:  Goto

•  Ctrl , (ctrl-comma):  Open Settings

•  Esc (escape key):  Close

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GETTING FAMILIAR WITH TEAMS AND LEVERAGING EVERY DAY BEST PRACTICES

The common (navigation) Windows-based keyboard shortcuts include:

•  Ctrl 1:  Open Activity

•  Ctrl 2:  Open Chat

•  Ctrl 3:  Open Teams

•  Ctrl 4:  Open Meetings

•  Ctrl 5:  Open Calls

•  Ctrl 6:  Open Files

•  Alt up (Alt-UpArrow):  Go to previous list item

•  Alt down (Alt-DownArrow):  Go to next list item

The common (messaging) Windows-based keyboard shortcuts include:

•  C:  Go to compose box

•  Ctrl-Shift-X:  Expand compose box

•  Ctrl-Enter:  Send (expanded compose box)

•  Ctrl-O:  Attach a file

•  Shift-Enter:  Start a new line

•  R:  Reply to a thread

The common (meetings and calls) Windows-based keyboard shortcuts include:

•  Ctrl-Shift-A:  Accept a video call

•  Ctrl-Shift-S:  Accept an audio call

•  Ctrl-Shift-D:  Decline a call

•  Ctrl-Shift-C:  Start an audio call

•  Ctrl-Shift-U:  Start a video call

•  Ctrl-Shift-M:  Mute a call

•  Ctrl-Shift-E:  Start screen share session

•  Ctrl-Shift-O:  Toggle video

•  Ctrl-Shift-F:  Toggle full screen

•  Ctrl-Shift-Space:  Go to sharing toolbar

•  Ctrl-Shift-A:  Accept screen share

•  Ctrl-Shift-D:  Decline screen share

•  Ctrl-Shift-P:  Toggle background blue

For  all  of  these  keyboard  shortcuts,  the  function  on  an  Apple  Mac system is to use the Apple Command key instead of the Ctrl key, so a Ctrl-1

on Windows is Command-1 on a Mac.  Or a Ctrl-Shift-X on a Windows system is Command-Shift-X on a Mac.

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Adding Tabs to a Team and Channel

Microsoft  teams  and  channels  have  various  tabs  that  expand  more groups of information for the team or channel users to access.  By default, there is a Conversations tab and usually a Files tab, and then after that it is up to the users of the team or channel to select other tabs.

There is a + button on the tab that allows the addition of tabs.  Then a user presses the + button, a list of optional tabs to be added shows up, as shown in Figure 7-2

Figure 7-2: Adding a Tab for Additional Teams Services

There are a number of Microsoft Office 365 component tabs that can be added that include things like:

•  Planner:  To add a tab for a Microsoft Planner worksheet

•  OneNote:  To add a tab for a shared OneNote document

•  Stream:  To add a tab for shared videos to be available

•  Wiki:  To add a tab for a shared Wiki that the team might use to 65

GETTING FAMILIAR WITH TEAMS AND LEVERAGING EVERY DAY BEST PRACTICES

input in notes and ideas

•  PDF:    To  add  a  tab  for  a  specific  PDF  file  to  be  linked  and openable when the tab is clicked

•  Website:  To add a link to a website that the users of the team or channel want to go to when the tab is clicked.

•  Etc

In addition to Microsoft Office 365 component tabs, Microsoft also provides integration with 3rd party services that can be accessed when users click on a tab.  Some of the services available when a tab is clicked:

•  Trello:  Provides boards, lists, and charts

•  Polly:  A polling app to create polls and surveys within Teams

•  MeisterTask:  A task management and collaboration add-in

•  Quizlet:    A  learning  tool  that  allows  Teams  members  to  create flashcards, games, and learning tools to Teams

•  Asana:  a task assignment and due date tracking app

•  Etc

Many different add-ins that can have a tab added to teams and channels to help organizations find, organize, track, manage, and communicate more efficiently and effectively.

Using the Wiki Function in Teams to Roll-up Information Microsoft  Teams  provides  a  persistent  chat  that  users  can  carry  on conversations  and  share  content  with  one  another,  however  for  a  new participant  to  jump  into  weeks  of  conversations,  it  becomes  time consuming and many times confusing for the person to get up to speed on the latest conversations.  One of the best practices leveraged is utilizing the Wiki feature in Microsoft Teams where a content facilitator for the team or channel  will  roll-up  the  latest  information  into  a  Wiki.    This  roll-up  of information, similar to what is shown in Figure 7-3, helps to keep pertinent information organized, shared, and understood by groups of users.

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UTILIZING MICROSOFT TEAMS AS A MODERN METHOD OF INTELLIGENT COMMUNICATIONS

Figure 7-3: Wiki Roll-up of Teams Conversations

Sharing Group Calendars

This  is  something  that  SharePoint  and  pretty  much  all  other  content sharing, group chat, and collaboration tools struggle with in handing group calendars that Teams integrates nicely (straight in Microsoft Outlook!) Each  team,  group,  or  project  can  have  their  own  calendar  with deadlines,  milestones,  due  dates,  etc  that  the  project  or  team  is  driving toward.    Instead  of  polluting  a  user's  personal  calendar  with  a  bunch  of project notes, or having a completely separate calendar that requires a user to  "toggle"  between  their  personal  Outlook  calendar  and  an  external calendar,  within  Microsoft  Outlook,  a  user  can  pull  up  their  Teams calendars and view them right along their personal calendar similar to what is shown in Figure 7-4.

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GETTING FAMILIAR WITH TEAMS AND LEVERAGING EVERY DAY BEST PRACTICES

Figure 7-4: Viewing Personal and Team/Group Calendars in Outlook With a simple "click" at the top of the calendar, a user can turn on/off the views of the various group and personal calendars they want to view, compare, and access.

Adding in Microsoft Planner and Stream to Teams

As  mentioned  earlier,  Microsoft  teams  and  channels  can  have  other Microsoft components (+) added in as tabs to Teams.   Microsoft Planner handles project tasks and Microsoft Stream manages shared video content.

Both of these tools are common add-ins used in Microsoft Teams.

Microsoft  Streams,  shown  in  Figure  7-5,  is  Microsoft’s  version  of YouTube  videos  that  allows  organizations  to  upload  videos  to  be  shared with the Team.  It might be a training video, could be a video capture of a Web  meeting.    Unlike  YouTube  or other  external  video  services,  Streams ties directly into Office 365 security, so the content can only be accessed by users  with  the  appropriate  permissions.    Streams  also  does  audio  to  text conversion so that within minutes of uploading a video, the content of the video is transcribed for quick and easy search and access.

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UTILIZING MICROSOFT TEAMS AS A MODERN METHOD OF INTELLIGENT COMMUNICATIONS

Figure 7-5: Microsoft Stream Video Sharing in Office 365

Microsoft  Planner  is  a  lite  project  management  tool  that  allows organizations  to  enter  in  tasks,  milestones,  create  dependencies,  assign users,  assign  deadlines,  and  track  projects  and  initiatives.    Unlike  the  full Microsoft Project program that has a lot of complexities to it, Planner is a very simplified web-based solution, shown in Figure 7-6, that any user who can click to add a task and type in a handful of fields can create tasks and manage tasks for a team.

Figure  7-6:  Microsoft  Planner  Light  Project  Coordination  and Management

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GETTING FAMILIAR WITH TEAMS AND LEVERAGING EVERY DAY BEST PRACTICES

Customized Landing Page

Some  organizations,  while  leverage  the  full  functionality  of  Microsoft Teams  for  file  sharing,  collaboration,  calendars,  etc,  still  prefer  to  have  a Landing Page where users in various departments can go to for centralized information.

This can be done within the Microsoft Teams construct without having to  build  a  completely  separate  Intranet  site  or  series  of  pages.    These landing pages, like the one shown in Figure 7-7, are built from Microsoft SharePoint templates and can be linked and accessed by users of the team.

Figure 7-7: Sample Landing Page in SharePoint Tied to Teams To create a SharePoint landing page for Microsoft Teams, from within Office 365 Outlook Web (or in the Teams app) where the Conversations, Files, Calendar tabs are located is an (ellipse) . . .  Click on the ellipse and select "Site" that'll bring the user to a page for the Team site similar to the one below.  The Team site (web view) is a fully editable SharePoint landing page  that  an  organization  can  customize  the  colors,  graphics,  web  part sections,  etc  to  be  more  "web-like"  for  users.    Organizations  can  link different document libraries, 3rd party SaaS app links, etc to this page.  This page is created by default when a team site is created and is directly linked to the Team site for the users to go to.

At any point if the user wants to switch back to Outlook / Groups, they simply  click on the  "Conversations"  option  in the  left column  of  the  Site page and that'll bring the user back to the Outlook Web view.  This allows a user to move back and forth between a customized Web/Intranet type view and Outlook/Groups.

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8 MIGRATING FROM SLACK TO TEAMS

A  common  query  by  organizations  is  to  understand  how  Microsoft Teams  compares  with  Slack.    Slack  is  typically  already  embedded  in organizations and the decision is whether Microsoft Teams can do the same thing  that  Slack  does,  and  what’s  involved  in  migrating  Slack  content  to Teams if the organization chooses to standardize on Teams.

Teams vs Slack Functionality

Having  used  Slack  for  years  and  gone  through  the  process  of  helping dozens  of  organizations  shift  from  Slack  to  Teams,  end  of  the  day  the products  do  the  EXACT  SAME  THING.    In  some  cases  they  are  same, but  operate  differently,  but  in  a  lot  of  functionality  they  are  actually identical.

The two biggest complaints from Slack users is having to learn and use a new  tool  (and  one  from  “Microsoft”  at  that)  but  the  bigger  complaint  is migrating content from Slack to Teams.

For the first piece of learning something new, no one wants to figure out a new tool and learn something different, so the best way to get over the  complaint  of  users  having  to  learn  something  new  is  simply  have  it 71

MIGRATING FROM SLACK TO TEAMS

mandated  by  someone  high  enough  in  the  organization  to  just  say  that

“we’re migrating to Teams.”  Without executive mandate, Slack users will complain, and that’s either a stopper that will prevent the organization from every migrating to Teams, of just part of the normal process of “change.”

As for the challenge of migrating existing Slack content to Teams, that is addressed later in this chapter. There are tools to migrate content as well as best  practices  in  simplifying  the  process  of  migrating  “everything”  from Slack  to  Teams.    Look  at  the  section  later  in  this  chapter  that  addresses content migration for details.

Beyond  these  two  complaints,  Teams  and  Slack  do  the  same  thing.

There’s a conversation / chat area where users can type in information, and reply and respond to others.

Slack is a flat hierarchy with “channels” that can be set to public (anyone can  access)  or  private  (limited  on  access).    Microsoft  has  a  two  layer structure where “teams” are created, and then “channels” are created under the teams.

In Microsoft Teams, users are assigned to the team, and the team can be made  public  (viewable  by  others)  and  private  (not  viewable  by  others).

Slack  users  will  say  the  “problem  with  Teams  is  that  you  cannot  make  a Teams channel private”, which is true, all channels in Teams nest under a team.    However  if  you  really  want  a  conversation  that  is  private  and  just between  a  limited  number  of  users,  then  simply  create  a  new  team  and assign  users to  that team  and  flag  the  team  as  private.    That  is  doing  the EXACT same thing as Slack.  In Slack, you create a channel, add users to the channel, and flag the channel as private.  In Teams, you create a team, add users to the team, and flag the team as private.

What  is  nice  about  Microsoft  Teams  that  Slack  users  eventually appreciate is the ability of creating a team once and simply adding multiple channels under the team.  The team can be a department, an office site, or some other user designation.  The channels in Microsoft Teams spawn off conversation  topics,  so  a  channel  might  be  about  a  product  the  team  is working on, or another channel might be about a marketing campaign being undertaken by a group.  The team is the security and user boundary, and the channels are subtopics within that team.

From basic functionality, both Slack and Teams have @mentions and slash  (/)  commands  as  well  as  shortcuts.    Both  Slack  and  Teams  provide users the ability to post files, collaborate, and communicate.

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UTILIZING MICROSOFT TEAMS AS A MODERN METHOD OF INTELLIGENT COMMUNICATIONS

3rd Party Integration and Support

Organizations  that  use  Slack  typically  integrate  Slack  with  3rd  party providers for file sharing (like Google Docs, Box.com, or the like), integrate with  Web  and  Video  conferencing  solutions  (like  Zoom,  WebEx, BlueJeans, etc) and integrate with security and compliance add-ins.

Microsoft  Teams  is  fully  integrated  into  Microsoft  Office  365  that comes  with  the  Microsoft’s  email  system,  SharePoint  and  OneDrive  file collaboration  and  sharing,  Teams/Skype  Web  conferencing,  Video conferencing, and Cloud PBX telephony, as well as complete integration of security  components  for  legal  hold,  eDiscovery,  archiving,  and  content management.

This  is  an  area  that  again  is  the  same  between  the  two  platforms,  but different.  Users who want to keep Google docs, BlueJeans, and Symantec security that they have tied in integrations with 3rd party products will find that  while  you  CAN  integrate  3rd  party  products to Microsoft Teams, the question is why would you?

The benefit Microsoft brings is the ability to get rid of a dozen one-off products  and  bring  the  functionality,  security,  collaboration,  unified licensing, and support into a single simplified platform.

However there are a number of 3rd party integrations available should organizations truly want to integrate with Google docs (that can be done) or with  BlueJeans  (that  can  be  done),  as  other  3rd  party  integrations  like  Jira Cloud, Survey Monkey, Twitter, etc.

The  best  practice  in  considering  migrating  3rd  party  integration components to Microsoft Teams is to determine whether the functionality is native to one of Microsoft’s Office 365 components or whether the 3rd party  component  is  truly  unique.    Anything  that  can  leverage  existing technologies  in  Microsoft’s  Office  365  suite  provides  one  more  thing  an organization  can  get  rid  of  and  simplify  their  collaboration  and communications environment.

For functionality that might not exist in Office 365 natively and not available in 3rd party components, there’s always the ability to leverage the APIs and programmatic functionality in Teams for unique customization.

Microsoft  Teams  has  a  public  API  that  provides  access  to programmatically  query,  process,  write,  and  control  attributes  and  data within  Teams.    Microsoft  uses  what  is  called  Graph  API.    Graph  API 73

MIGRATING FROM SLACK TO TEAMS

provides  controls  to  teams,  groups,  channels,  apps,  chat,  and  calls  with various  functions  to  add,  remove,  update,  delete,  or  post  data,  fields, content, or information.

More details about Graph API for Teams is at

https://docs.microsoft.com/en-us/graph/api/resources/teams-api-

overview

Slack User Adoption of Microsoft Teams

User  adoption  by  Slack  users  to  Microsoft  Teams  is  actually  a  LOT

easier process of getting users to get familiar and adopt Teams compared to those who have never used a content collaboration or communications tool in the past.

Because Slack users know the fundamental functions of channels, file folders, content sharing, and collaboration, they merely need to relearn how Teams does it versus how they did it in Slack.  Much of the content in this book from start to finish has been around helping users understand things like  using  Teams  for  chat,  conferencing,  calls,  collaboration,  and  secured communications.

Migrating Slack Content to Teams

As noted earlier in this chapter, one of the common requests of Slack users is the ability to seamlessly migrate Slack content to Microsoft Teams.

Content migration CAN be done, however experience has shown that once Slack users know and see what all Microsoft Teams does, fewer than 15%

of those organization have 100% of their Slack content migrated to Teams.

However,  for  organizations  that  do  want/need  their  historical  content migrated from Slack to Teams, by leveraging the Slack API, organizations can  export  content  out  of  Slack  and  then  import  that  content  into Microsoft Teams.

A very simple way to get information across from Slack to Teams is to export Slack content and simply import the content and conversations into a  Word  or  Wiki  file  for  the  new  Microsoft  team  and  channel.    This

“document” for each Slack channel provides a searchable way for users to access old Slack content, but allows the organization to start from scratch and  rethink  how  Teams  can  support  the  management,  access,  security, control, and usability of information better than what was originally created in Slack.

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UTILIZING MICROSOFT TEAMS AS A MODERN METHOD OF INTELLIGENT COMMUNICATIONS

When organizations spend a lot of time trying to make Microsoft Teams into “exactly” what Slack was, they completely miss the functionality native to  Teams.    The  migration  centric  organization  tries  to  integrate  the BlueJeans  3rd  party  plug-in  to  Teams  as  opposed  to  just  using  the  native Microsoft Teams Web, Video, and Audio conferencing functionality.

Again, if you want to make Teams a mirror of what Slack was, that CAN

be  done  with  content  export  and  import,  however  rethinking,  re-engineering,  and  improving  processes,  workflow,  communications,  and information  management  can  help  organizations  work  smarter  and better, than replicating an older process.

As for selecting content to be migrated from Slack to Teams, the other thing  an  organization  needs  to  take  in  account  is  how  much  of  the information  is  historical  and  can  merely  be  migrated  over  as  archived content and doesn’t need to be put into active Microsoft Teams channels.

Most organizations that have been using Slack for a long time find that 70-80% of the content is old and unused.  As much as the content could be migrated  to  Teams,  a  lot  of  that  content  can  simply  be  deleted  as  being irrelevant,  or  at  most  just  exported  to  a  searchable  database  or  file  for future look-up at best.

Organizations use the Slack API to identify the age of content and last access  of  the  information  to  determine  whether  content  needs  to  be migrated to an active channel.

And for many organizations, having a shift from Slack to Teams that is done  over  a  2-3  month  period  will  find  that  as  they  have  users  spin  up NEW  content  in Microsoft  Teams  as  teams  or  channels,  and  continue  to use Slack for a short period of time during the transition, that after a couple months,  most  active  communication  and  collaboration  shares  are  being done  in  Microsoft  Teams  and  the  use  of  Slack,  even  for  the  largest enterprises is relegated down to just 30 or 50 Slack channels which is a lot more  manageable  to  migrate  and  convert  than  what  most  organizations start  off  thinking  that  they  have  “thousands”  of  Slack  channels  that  are

“used every single day by users” and that there’s “no way the organization can shift the platform to a new system.”

It’s amazing that by identifying exactly what Slack is being used for, educate  users  how  Teams  works  and  what  can  be  done  with  Teams,  and with  a  little  nudge  from  executive  management,  organizations  shift  from Slack to Teams relatively easily.

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MIGRATING FROM SLACK TO TEAMS

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9 ADMINISTERING AND MANAGING TEAMS

As organizations adopt Microsoft Teams, it becomes important for I.T.

to  properly  enable  security  and  manage  content  to  ensure  the  various intelligent  communication  mediums  are  properly  managed  and administered.

While Chapter 2 “Acquiring and Enabling Microsoft Teams” covered the  basics of  enabling  users  to  access Microsoft  Teams,  this  chapter  goes into  more  organizational  settings  focused  on  administering  and  managing Teams.

Accessing the Microsoft Teams Admin Console

The  Microsoft  Teams  Admin  Console  is  accessed  from

https://portal.office.com, click on the “Admin Centers” in the bottom left navigation bar, and select “Teams & Skype” as shown in Figure 9-1.

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ADMINISTERING AND MANAGING TEAMS

Figure 9-1: Accessing the Teams & Skype Admin Center

The Microsoft Teams & Skype for Business Admin Center provides a number  of  different  navigation  selections  to  configure  settings  from meeting defaults, Cloud PBX configuration settings, call quality dashboard views, and reporting components.

Enabling External Communications with Teams Users

One of the first settings organizations should review and set are those that are tied to the “Org-wide Settings” options in the Microsoft Teams &

Skype for Business Admin Center.  The setting to enable “External Access”

is a decision the organization needs to make.

By  default,  organizations  leave  this  “External  Access”  setting  to  ON.

This  allows  users  from  Teams  to  Instant  Message  and  Chat  with  people outside the organization.  Only in rare instances does an organization want Teams to only be an internal communications tool.  It’s like having email that  only  sends  and  receives  messages  to  internal  employees,  and  emails never being sent or received outside of the organization.

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UTILIZING MICROSOFT TEAMS AS A MODERN METHOD OF INTELLIGENT COMMUNICATIONS

However in a handful of cases such as in a case where an organization may want emails to be internal and external, but Teams to be internal only, then  having  the  organization  set  this  “External  Access”  setting  to  OFF

makes sense.

Enabling External Access to Teams Content

An  extension  to  the  “External  Access”  setting  is  the  “Guess  Access”

setting.  Where the “External Access” setting is for Instant Messaging and Chat,  this  “Guest  Access”  is  specific  to  sharing  files  and  content  within Teams to users outside of the organization.

This gives an organization the ability to Chat with people outside the organization,  but  potentially  not  allow  the  internal  users  to  share  content with users outside of the organization.  If the organization chooses to not allow content to be shared outside the organization, then the “Allow guest access in Microsoft Teams” should be set to OFF.

Additional granular settings in the “Guest Access” section shown in Figure  9-2  controls  external  guest  participants  the  ability  to  make  calls, participate  in  video  sessions,  share  their  screen,  or  use  the  “Meet  Now”

feature  of starting  a  Web meeting.    So  an  organization  can  allow  external guest access, but limit some of the granular functions the user can do.

Figure 9-2: Guest Access Options in the Teams & Skype Admin Center 79

ADMINISTERING AND MANAGING TEAMS

Team Settings in the Admin Center

Additional  settings  are  available  under  the  “Team  Settings”  within  the Microsoft  Teams  &  Skype  Admin  Center  that  allow  administrators  to control whether users can send emails using the channel email address, and whether  users  can  link  an  external  content  sharing  platform  (like  Box, ShareFile, DropBox, and Google Drive) to a Teams channel.

Other  “Team  Settings”  include  device  control  for  meeting  room devices, whether secondary authentication is required to join meetings from a meeting room and whether the resource accounts used for meeting rooms can send messages on behalf of the room or resource.  These are granular settings that help administrators limit access where appropriate.

There is no specific “best practice” on settings, however the defaults are usually  what  organizations  have  set,  and  unless  there  are  specific  reasons the  organization  would  change  the  defaults,  leaving  them  “as  is”  is  most common for enterprises.  When in doubt, think about how the organization handles email settings as well as if the organization had any specific settings in  Box,  Google  Docs,  OneDrive  or  the  like  that  the  organization  may choose to mirror prior settings.

Location and Devices in the Admin Center

Within  the  Microsoft  Teams  &  Skype  Admin  Center  are  settings  that allow  administrators  to  control  device  locations  and  identify  devices connected to the Teams environment.

Under  the  Locations  navigation  bar  setting  in  the  Admin  Center, administrators can create location or site designations and assign IP address identifiers  in  Teams  to  denote  the  site.    For  Microsoft  teams  that  spans multiple sites, there are configuration settings that identify and allow access from  certain  sites,  or  identifies  dial  plan  routing  of  communications between locations based on site locality.

Under  the  Devices  navigation  bar  setting  in  the  Admin  Center, administrators can enter the devices that are connecting to Teams such as room size video conferencing systems, or table top conference phones.  By identifying devices, a device policy can be placed on the devices that enables configuration settings for the devices.

Appliance  devices  many  times  do  not  have  extensive  device configuration consoles, so assigning an IP address versus using DHCP and 80

UTILIZING MICROSOFT TEAMS AS A MODERN METHOD OF INTELLIGENT COMMUNICATIONS

dynamically  assigning  an  IP  address  to  the  device  can  be  important  in device configuration and administration.

A device policy can be set require a PIN to unlock a shared conference room  device  so  that  not  everyone  can  walk  into  a  conference  room  and start making long distance phone calls or anonymously joining meetings.

Configuring Teams Meeting Settings

When  users  are  invited  to  Microsoft  Teams  meetings,  the  default invitation verbiage is something that the organization can customize.  The invite can include the logo for the organization, any specific legal wording or terms of use specific to joining a Web meeting.

The administrator can go into the “Meetings / Meeting Settings” option in  the  Admin  Center  to  see  what  is  shown  in  Figure  9-3  to  get  to  the section that allows configuration settings for the meeting invite verbiage.

Figure 9-3: Teams Meeting Setting Options

Generating Usage Reports in Microsoft Teams

As  with  any  application,  Microsoft  Teams  provides  usage  reports  that can  provide  administrators  in  the  organization  insight  on  user  access  and usage of Microsoft Teams.

The  administrator  can  go  to  the  “Analytics  &  Reports”  navigation option in the Admin Center and there are options for the administrator to dump reports including:

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ADMINISTERING AND MANAGING TEAMS

•  Teams User Activity:  Teams User Activity shows the users who are  most  active  in  Microsoft  Teams, the  #  of  channel messages, chat messages, and 1:1 calls for each user.

•  Teams Device Usage:  Team Device Usage shows the make-up of devices  accessing  Teams,  whether  it’s  Windows,  Mac,  iOS,  or Android devices connected and interacting with Teams.

•  Teams Usage:  Teams Usage, similar to one shown in Figure 9-4, shows  which  teams  and  channels  are  used  and  accessed  most frequently.    The  report  shows  active  users,  #  of  external  guests, and the active channels within each Team

Figure 9-4: Teams Analytics & Reports - Teams Usage Report Leveraging  Content  Classification,  Protections,  and Performing eDiscovery Search and Legal Hold on Content

in Teams

In working with Microsoft Teams, organizations may choose to classify content  to  prevent  data  leakage,  or  manage  content  in  a  more  secure manner to address content retention and eDiscovery search.

Microsoft  Teams  content  falls  under  Microsoft’s  security  and compliance  management  structure  that  provides  extensive  controls  for content  protection.    Content  can  be  tagged  and  encrypted  to  prevent content  from  being  deleted  from  the  organization  to  address  legal  hold requests  and  compliance  requirements.    Content  can  also  be  tagged  and 82

UTILIZING MICROSOFT TEAMS AS A MODERN METHOD OF INTELLIGENT COMMUNICATIONS

encrypted  so  that  users  outside  the  organization  cannot  access  content because they lack valid credentials to open protected content.

The  various  options  available  for  organizations  around  security  and content  protections  available  in  Microsoft  Teams  can  be  reviewed  with detailed  implementation  instructions  from  the  book  “Handling Electronically  Stored  Information  in  the  Era  of  the  Cloud,”  that  can  be downloaded  in  PDF  or  Kindle  format  from  http://www.cco.com/our-

publications.htm

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ABOUT THE AUTHORS

Rand  Morimoto,  Ph.D.:    Rand  has  a  unique  blend  of  deep  technical knowledge  and  expertise,  and  an  academic  background  in  organizational behavior and organizational management.

Rand blends the theory of business and economics with his knowledge and  day  to  day  experience  in  the  tech  industry,  resulting  in  the  content highlighted in this book.

David  Ross,  MCITP:  David  has  over  20  years  experience  in  I.T.

consulting, the majority of which has been spent playing the lead architect role  on  network  design  and  implementation  projects  throughout  the  San Francisco Bay area.

David  is  currently  a  principal  consultant  for  Convergent  Computing, and  acts  as  practice  lead  for  unified  communications  (U.C.)  technology, assisting  organizations  of  all  sizes  to  meet  their  U.C.  requirements leveraging  Microsoft  Teams,  Skype  for  Business,  and  Skype  for  Business Online.

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Table of Contents

Mini-Book Technology Series – Book 5 ..............................................................

DEDICATION .........................................................................................

Table of CONTENTS ..................................................................................

Abstract ...........................................................................................

1 What is Microsoft Teams ..........................................................................

Microsoft Teams for Enterprise Communications and Collaboration10

Structured vs Unstructured Collaboration ............................................... 14

Two Apps for All User Communications and Collaboration .............. 16

Revising and Finetuning the Message ...................................................... 17

2 Acquiring and Enabling Microsoft Teams ................................................ 19

Enabling Teams for Users ..........................................................................

Accessing Microsoft Teams for the First Time ...................................... 22

3 BEST PRACTICES IN Setting Up and ORGANIZING Teams AND

Creating a Team ....................................................................................

Creating a Team from a Template or PowerShell .................................. 29

Using Chat for Persistent Communications ............................................ 30

4 Utilizing Teams for Content Sharing and Collaboration ........................ 31

Accessing Files within the Teams Interface ............................................ 32

Accessing Files within the Outlook Interface ......................................... 33

Mapping SharePoint Online and Microsoft Teams Folders to File

Remapping the Drive Shares after a Reboot ........................................... 38

Editing and Co-Editing Content ............................................................... 40

Content Management and Version Controls .......................................... 41

5 Extending Teams for Web, Video, and Voice Conferencing ................ 43

Joining a Web Conference in Microsoft Teams ..................................... 44

Adding New Participants to an Existing Teams Meeting ..................... 45

Muting and Removing Participants........................................................... 46

Starting an Impromptu Web or Video Conference ............................... 47

Scheduling a Web or Video Conference .................................................. 48

6 Making Teams Your Cloud PBX Phone System ..................................... 51

Porting Existing Phone Numbers to Microsoft Teams ........................ 52

Roaming with Office 365 Cloud PBX ...................................................... 53

Rightsizing Phone Licensing and Costs ................................................... 55

Shared Phones in Microsoft Teams .......................................................... 56

Making a Phone Call from Teams ............................................................ 57

Answering a Phone Call from Teams ....................................................... 58

7 Getting Familiar with Teams and Leveraging Every Day Best Practices

Jumping to @mentions Conversations .................................................... 62

Keyboard Shortcuts in Microsoft Teams ................................................. 63

Adding Tabs to a Team and Channel ....................................................... 65

Using the Wiki Function in Teams to Roll-up Information ................. 66

Sharing Group Calendars ...........................................................................

Adding in Microsoft Planner and Stream to Teams .............................. 68

Customized Landing Page .......................................................................... 7

8 Migrating from Slack to Teams .................................................................. 7

3rd Party Integration and Support ............................................................ 73

Slack User Adoption of Microsoft Teams ............................................... 74

9 Administering and Managing Teams ......................................................... 77

Enabling External Communications with Teams Users ....................... 78

Enabling External Access to Teams Content ......................................... 79